"Dit is meer een onderwerp dan ooit", beaamt Eric Schouten van Dyami Security Intelligence. Zijn bedrijf opereert als veiligheidsadviseur die wereldwijd (geopolitieke) bedreigingen in kaart brengt en internationaal werkende bedrijven en ondernemers waarschuwt. "Ik lees en hoor meldingen: van mensen die ter plekke in de problemen komen of aan de grens hun telefoon moet afgeven, waarop te zien is dat ze vorige maand een pilletje op een festival namen en dan vanwege drugsgebruik de toegang wordt geweigerd." 

Zakenwereld gewaarschuwd

Met de Trump-regering aan het Amerikaanse roer, klinken er in de zakenwereld waarschuwingen voor reizigers naar de VS: bereid je voor op een strenger Amerikaans visumbeleid. Het ministerie van Buitenlandse Zaken paste het reisadvies voor de VS aan, hoewel het nog steeds groen - een veilig land om heen te reizen – is. 'Let op' staat er voor wie een x als geslacht in het paspoort heeft staan: de VS erkent alleen man en vrouw. Ook in een aantal Amerikaanse staten kan die x negatieve consequenties hebben, waarschuwt de overheid. 

Wie naast de Nederlandse ook een andere (bepaalde) nationaliteit heeft of bepaalde landen eerder heeft bezocht, heeft een visum nodig. Daarnaast heeft de Amerikaanse douane bij grenscontroles meer bevoegdheden dan de douane in Europa. Zo kunnen ze bijvoorbeeld naar de berichten op je socialemedia-accounts kijken of daar iets onwelgevalligs staat, zoals kritiek op de VS of iets 'verdachts'. Medewerking weigeren, kan betekenen dat je geen toegang tot het land krijgt.

Reisrisico’s verkleinen

Werkgeversorganisatie AWVN ontvangt zeker vragen van leden over de benodigde inreisdocumenten en controles. "Met het oog op de risico’s van niet toegelaten worden of opgepakt worden", zegt Ruud Blaakman van het Adviesteam internationaal en fiscaal. Die vragen gaan vooral over gender en identiteit. AWVN publiceerde eerder een reisadvies voor medewerkers. Van leden heeft hij nog geen signalen gehoord over daadwerkelijke inreisproblemen of invallen.

"Van lokale visum- en/of immigratie-experts horen we wel dat het aantal gevraagde en verleende visa terugloopt." Hij adviseert HR met gespecialiseerde (lokale) immigratie-adviseurs of immigratie-advocatenbureaus te werken. "Zorg dat het ESTA of visum de lading en de duur van het bezoek dekt, dus ga niet als toerist als je daar gaat werken. En overschrijd de termijn niet. Zorg daarnaast voor informatie of een back-up in het geval iemand wel bij de grens wordt aangehouden." 

Zorg dat het ESTA of visum de lading en de duur van het bezoek dekt, dus ga niet als toerist als je daar gaat werken. En overschrijd de termijn niet. ”

Investeren in reisbeleid

"We leven wat betreft reisbeleid in lalala-land, terwijl de wereld verandert." Voormalige AIVD’er Schouten schudt zijn hoofd over de grote naïviteit onder Nederlanders. "Reisveiligheid, wat meer is dan de reisdocumenten in orde maken, is vaak versnipperd belegd: bij inkoop, bij het reisbureau dat 'dat bij boekingen meeneemt' of bij ICT als het woord 'security' in combinatie met 'travel' valt. Wij maken specifieke reisadviezen voor de persoon die gaat, ook op regio’s of steden, nu Trump daar militairen inzet."  

We leven wat betreft reisbeleid in lalala-land, terwijl de wereld verandert.”

Volgens Schouten zorgen grote multinationals wel voor een goede voorbereiding met onder andere een training en een landenbriefing. Bij kleine bedrijven en ondernemers schort het daar nog vaak aan. "Soms denken mensen dat het zo’n vaart niet zal lopen, maar je wil toch niet dat je directeur daar zonder telefoon vast komt te zitten? Of dat je met een collega gaat en dat dan de één wordt weggevoerd?", schetst hij mogelijke scenario’s. Dyami heeft een aparte tak voor evacuatie in geval van crisis, van natuurgeweld tot conflicten. "Voor nog-nietklanten, want onze klanten zijn daar op dat moment op ons advies niet."

"Als je in de VS werk uitvoert, bijvoorbeeld installatie- of bouwprojectwerk, dan is een ESTA niet genoeg", waarschuwt hij. "HR moet heel duidelijk zijn en medewerkers meegeven wat het doel van het bedrijf is, wat het doel van het bezoek is en ervoor zorgen dat daar het juiste visum voor wordt aangevraagd." "Ga ook samen iemands reisprofiel na, door bijvoorbeeld ook socialmedia te checken." Net als AWVN adviseert Schouten om vooral 'niet zomaar meer mensen op reis te sturen'. "Zorg dat je kennis over reisrisico’s en veiligheid inregelt in je reisbeleid."

Werken aan weerbaarheid

"En weet ook wat je doet, als het fout gaat", geeft hij HR mee. "Zorg dat de mentale weerbaarheid van medewerkers op orde is. Stel je zit in een cel zonder telefoon of je collega wordt meegenomen, wat doe jij dan? Hoe houd je jezelf rustig?" Hij benadrukt dat dit niet iets eenmaligs is voor een land waar je medewerkers vaker naartoe reizen. "Naast het inreisbeleid, zijn ook de situatie in steden en regio’s heel veranderlijk. Daar moet je telkens opnieuw reisbeleid op aanpassen. En maak vooral niet de denkfout: wij zijn Nederlanders, dus dat komt wel goed. De overheid komt je niet halen." 

En maak vooral niet de denkfout: wij zijn Nederlanders, dus dat komt wel goed. De overheid komt je niet halen.”

Onduidelijkheid zorgt voor onrust

Als het reisdoel en duur duidelijk en beperkt zijn, bijvoorbeeld een congres of zakelijke bijeenkomst, zou een ESTA-document voldoende moeten zijn. Tenzij onder andere je nationaliteit en eerdere reizen een visum vereisen. Maar als het over 'betaald werk' gaat, een training geven of projectwerk, dan is een visum nodig. Die definitie luistert nu dus nauw. Met het anti-immigrantenbeleid van de Amerikaanse regering in de rug, ligt inreizen van buitenlanders echt onder een vergrootglas. 'Ineens' kwam er een flink prijskaartje op het H-1B-visum voor kenniswerkers, wat tot veel onrust en onzekerheid leidde. Grote (tech)bedrijven riepen medewerkers zelfs op om direct terug te reizen. 

Die veranderlijkheid in combinatie met de bevoegdheden van de douanebeambten, kan aan de grens tot problemen leiden, zoals ondervragingen of weigering. En bij controles van niet-Amerikanen in de VS, ook expats of internationaal werkenden, is er in geval van fouten zelfs een risico van gevangenisstraf, uitzetting en een inreisverbod. Of, zoals in het geval van de inval van de vreemdelingenpolitie in een fabriek van automaker Hyundai, willen de opgepakte en weer vrijgelaten Zuid-Koreaanse medewerkers na die ervaring terug naar eigen land. Met als gevolg vacatures en grote vertragingen voor de automaker en zijn klanten.