HR-jaarkalender
Wil je inzicht krijgen in HR-activiteiten voor alle maanden van het jaar? Download dan hieronder de HR-jaarkalender van PW. als pdf- en/of Excel-bestand. Met deze kalender kun jij je als HR-professional nog beter voorbereiden.
Per maand zie je belangrijke HR-acties rondom thema's als plannen, beoordelen, belonen, opleiden & ontwikkelen en verlof. Ook staan de vakanties, feestdagen en speciale dagen per maand op de kalender vermeld.
Strategische personeelsplanning
Strategische personeelsplanning (SPP) helpt je vooruit te kijken: welke kennis, vaardigheden en functies heb je over 1 en over 3 jaar nodig? Door dit tijdig in kaart te brengen, kun je gerichter (nieuwe) medewerkers werven, opleiden of herplaatsen.
Koppel hier ook een realistisch budget aan. Denk niet alleen aan loonkosten, maar ook aan opleidings- en inwerktrajecten. Een doordachte planning voorkomt personeelstekorten en houdt je organisatie wendbaar.
Evalueer de huidige samenwerking met wervings- en uitzendbureaus
In de huidige, krappe arbeidsmarkt is een betrouwbare wervingspartner goud waard. Controleer daarom regelmatig of bureaus leveren wat ze beloven: denk in dit kader aan de kwaliteit van kandidaten, de snelheid, de communicatie en de kosten.
Kijk ook naar contractuele afspraken over exclusiviteit, tarieven en opzegtermijnen. Een jaarlijkse evaluatie voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat je samenwerkingen optimaal blijven bijdragen aan je wervingsstrategie.
Evalueren samenwerking met andere partijen
HR werkt steeds vaker samen met externe partijen, van communicatiebureaus voor employer branding tot softwareleveranciers voor personeelsadministratie. Door deze samenwerkingen periodiek te evalueren, houd je grip op kwaliteit, kosten en dienstverlening.
Zijn de contracten nog actueel? Worden afspraken nagekomen? Zo niet, dan is dit het moment om te onderhandelen over voorwaarden of om alternatieve samenwerkingen te verkennen.
Controle van de werkkostenregeling (WKR)
Het einde van het jaar is het moment om te kijken of je organisatie binnen de vrije ruimte van de WKR blijft. Controleer of vergoedingen en verstrekkingen correct zijn toegewezen, zodat je naheffingen voorkomt. Denk hierbij aan kerstpakketten, personeelsfeesten of beloningen die niet tot het loon behoren.
Daarnaast is het nuttig om alvast vooruit te kijken naar volgend jaar. Doordat je inzicht hebt in het verbruik van de vrije ruimte, kun je beter plannen en voorkom je dat je op het laatste moment belangrijke keuzes moet maken.
Inplannen van arbeidsvoorwaardengesprekken
Plan tijdig arbeidsvoorwaardengesprekken in met werknemers, zodat ze allemaal weten waar ze aan toe zijn voor het nieuwe jaar. Dit biedt ruimte om verwachtingen te bespreken, mogelijke wijzigingen toe te lichten en vragen van je werknemers te beantwoorden.
Een goed gesprek versterkt het vertrouwen en de betrokkenheid van werknemers. Bovendien helpt het jou als HR-professional bij het verzamelen van signalen uit de organisatie die relevant kunnen zijn voor jouw beleid en eventuele toekomstplannen.
Onboarding nieuwe medewerkers
De onboarding van nieuwe medewerkers is een essentieel onderdeel van je HR-beleid, vooral in de maand december als veel nieuwe medewerkers beginnen met hun werkzaamheden.
Zorg ervoor dat het onboardingsproces goed georganiseerd is, met een welkomstpakket, introducties en toegang tot systemen. Het is belangrijk dat nieuwe werknemers zich snel welkom en ondersteund voelen in hun nieuwe rol. Dat bevordert hun betrokkenheid en productiviteit.
Evaluatie wervingskanalen
Door je wervingskanalen te evalueren, ontdek je welke platforms en methoden de beste kandidaten opleveren. Vergelijk de kosten, doorlooptijd en kwaliteit van sollicitanten, zodat je gerichter kunt investeren in je wervingskanalen.
Ook kun je op basis van deze evaluatie besluiten om nieuwe kanalen te testen of slecht presterende kanalen af te bouwen. Zo zorg je voor een efficiëntere wervingsstrategie.
Schriftelijk vastleggen salarisverhogingen
Na de salarisgesprekken is het zaak om de nieuwe afspraken officieel (schriftelijk) vast te leggen. Controleer of de verhogingen aansluiten bij het loongebouw, de cao, het personeelshandboek en het salarisbudget.
Communiceer duidelijk naar je medewerkers wanneer de verhoging ingaat en hoe deze is opgebouwd. Door transparant te zijn, voorkom je scheve gezichten. Bovendien versterkt het hun vertrouwen in je beloningsbeleid.
Doorgeven salarismutaties
Zorg ervoor dat je alle wijzigingen in salarissen, toeslagen en andere looncomponenten tijdig doorgeeft aan de salarisadministratie. Dit voorkomt fouten op loonstroken en zorgt ervoor dat werknemers vertrouwen houden in een correcte administratieve afhandeling.
Vaststellen nieuwe salarissen
Het vaststellen van nieuwe salarissen is het moment om te controleren of verhogingen aansluiten bij de marktontwikkelingen en eventuele cao-afspraken. Transparante criteria dragen bij aan een zorgvuldige en eerlijke onderbouwing van beslissingen.
Communiceer tijdig over de nieuwe salarissen, zodat je werknemers weten waar ze aan toe zijn. Dit draagt bij aan vertrouwen en het voorkomt onduidelijkheid of discussies achteraf.
Uitbetaling van de eindejaarsuitkering
Mocht jouw organisatie een eindejaarsuitkering toekennen, zorg er dan voor dat deze correct wordt verwerkt en dat je deze uitbetaalt. Controleer daarbij, om fouten te voorkomen, de bedrijfsafspraken of de specifieke voorwaarden in de cao.
Informeer je werknemers helder over de uitbetaling. Daarmee voorkom je vragen en het draagt bij aan een transparente beloningspraktijk.
Uitbetaling van winstdeling
Wanneer er sprake is van een regeling voor winstdeling, is het belangrijk te toetsen of aan alle voorwaarden is voldaan. Denk aan winstcriteria, individuele prestaties of bedrijfseconomische overwegingen.
Zorg dat je de uitbetaling helder communiceert en deze correct verwerkt in de administratie. Een duidelijke toelichting helpt werknemers om te begrijpen hoe het bedrag tot stand is gekomen.
Uitbetaling van bonussen
Controleer welke werknemers recht hebben op een bonus en op basis van welke resultaten ze deze ontvangen. Zorg er dan voor dat de criteria objectief zijn toegepast en dat de berekening klopt.
Een transparante toelichting voorkomt discussies en draagt bij aan een eerlijk beloningsbeleid. Leg ook vast hoe je de bonussen volgend jaar beoordeelt, zodat de verwachtingen van je werknemers duidelijk zijn.
Evaluatie prestatiedoelen werknemers
Het einde van het jaar is een goed moment om te bekijken welke doelen zijn behaald en waar nog groei mogelijk is. Bespreek samen met je medewerkers wat goed ging en wat beter kan.
Gebruik deze evaluatie niet alleen als terugblik, maar vooral als startpunt voor nieuwe ontwikkeldoelen. Door prestaties te koppelen aan de strategie van de organisatie, houdt iedereen dezelfde koers aan.
Rekening houden met griepgolf
Door de overgang naar onstuimig weer, is de kans op een griepgolf in de winter groot. Dit kan leiden tot een hoger ziekteverzuim in je organisatie. Het is belangrijk dat je je hier als HR-professional goed op voorbereidt, zodat je snel kunt reageren en medewerkers goed kunt ondersteunen.
Een goed verzuimbeleid maakt duidelijk welke stappen je medewerkers bij ziekte moeten nemen. Daarnaast vermeldt een helder beleid hoe de communicatie verloopt en welke eventuele alternatieven er zijn voor het behoud van de werkprocessen. Denk daarbij aan het aanbieden van flexibele werkuren, thuiswerken of het inschakelen van tijdelijke vervanging.
Bovendien is het belangrijk om, indien nodig, extra middelen in te zetten om medewerkers gezond en gemotiveerd te houden. Hierbij kun je denken aan het verstrekken van informatie over het belang van vaccinaties of preventieve maatregelen.
Vastleggen vrije dagen komende jaar
Leg tijdig de collectieve vrije dagen (en verplichte sluitingsdagen) vast. Dit biedt duidelijkheid voor je werknemers en helpt teams bij het plannen van werkzaamheden en roosters.
Let erop dat voor het aanwijzen van verplichte vrije dagen instemming nodig is van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Door dit proces zorgvuldig te doorlopen, voorkom je onrust en discussie.
Communiceren vrije dagen en feestdagen
Communiceer schriftelijk met alle werknemers over de vastgestelde vrije dagen en feestdagen. Hiermee voorkom je misverstanden en geef je werknemers de kans om de vrije dagen tijdig in te plannen.
Zorg dat deze informatie makkelijk terug te vinden is, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of op intranet. Dit draagt bij aan gemak en transparantie.
Controleren verlofsaldo’s
Het einde van het jaar is een goed moment om verlofsaldo’s te controleren. Bekijk welke medewerkers restverlof hebben en of dit mag worden meegenomen naar het nieuwe jaar. Zo voorkom je dat verlofuren ongebruikt vervallen.
Door dit tijdig te bespreken, voorkom je verrassingen bij je werknemers en kunnen ze hun vrije dagen bewuster plannen.
Inventariseren zzp’ers en overeenkomsten van opdracht
Breng in kaart welke zzp’ers binnen je organisatie actief zijn en voor welke opdrachten ze actief zijn. Dit is belangrijk in verband met fiscale regels en risico’s rond schijnzelfstandigheid.
Controleer voor welke zzp’ers een overeenkomst van opdracht nodig is of vernieuwd moet worden. Zo zorg je voor juridische duidelijkheid en voorkom je problemen bij controles of audits.
