Ziekteverzuim kan een complex proces zijn. Daarom is het voor jou als HR-professional belangrijk om te weten wat je rechten en verplichtingen zijn, zodat je rekening kunt houden met de belangen van je organisatie en je zieke werknemers. In dit artikel komen de belangrijkste verplichtingen rond het re-integratietraject van medewerkers aan bod.

Verantwoordelijkheid bij re-integratie

Als organisatie ben je eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject van je zieke werknemers. Dit betekent dat je als HR actief betrokken moet zijn bij de terugkeer van je werknemers naar de werkvloer. Je hebt een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat je medewerkers in hun eigen functies kunnen terugkeren.

Is dit niet mogelijk door de aard van de ziekte, dan moet je zoeken naar passende werkzaamheden die aansluiten bij de vaardigheden en beperkingen van de werknemer.

In grotere organisaties wordt er meer van HR verwacht. Het is namelijk eenvoudiger om binnen zo’n organisatie aanpassingen te maken, zodat een zieke werknemer weer het eigen werk kan oppakken. Bovendien is de kans groter dat er binnen een grote organisatie passend werk beschikbaar is voor de zieke medewerker.

Het plan van aanpak

Wanneer je werknemer langdurig ziek is of dat kan worden, ben je verplicht om samen een plan van aanpak voor de re-integratie op te stellen. Dit plan moet gebaseerd zijn op de probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst. Na de ziekmelding van je werknemer heb je maximaal 8 weken om een plan van aanpak op te stellen.

Daarin leg je de volgende punten vast:

• Het uiteindelijke doel van de re-integratie
• De stappen die ondernomen worden om de medewerker weer in zijn eigen functie te laten terugkeren
• De verwachte datum waarop de medewerker zijn eigen functie weer volledig kan uitvoeren
• De momenten waarop de voortgang van de re-integratie wordt geëvalueerd
• De visie van zowel de werkgever als de werknemer op de re-integratie
• (Indien nodig) een verklaring waarom het plan van aanpak later is opgesteld dan de gestelde termijn

Het is belangrijk dat het plan helder en concreet is, zodat jij en je zieke werknemer weten wat er van jullie verwacht wordt.

Een plan van aanpak is niet verplicht wanneer:

• er geen risico is op langdurig ziekteverzuim.
• de bedrijfsarts of arbodienst oordeelt dat er geen mogelijkheden zijn voor de re-integratie van de werknemer.

Regelmatige evaluaties

Tijdens het re-integratietraject ben je verplicht om regelmatig contact te houden met je zieke werknemer. Jullie moeten minstens één keer per 6 weken de voortgang van de re-integratie gezamenlijk evalueren.

Tijdens deze gesprekken bespreek je hoe het met je medewerker gaat en pas je het plan van aanpak, waar nodig, aan. De verslagen van deze gesprekken voeg je toe aan het re-integratiedossier van je zieke werknemer.

Het bijhouden van een re-integratiedossier

Voor HR is het belangrijk om vanaf de eerste ziekteweek een re-integratiedossier bij te houden. Hiermee kun je aantonen dat je voldoende hebt gedaan om de re-integratie van je medewerker goed te ondersteunen. Dit voorkomt problemen en discussies over het moment waarop je begonnen bent met de re-integratieverplichtingen.

Het re-integratiedossier vormt de basis voor het re-integratieverslag. Dit verslag is belangrijk voor UWV, omdat zij aan de hand hiervan beoordelen of de aanvraag voor een WIA-uitkering van je werknemer in behandeling kan worden genomen. In het dossier verzamel je onder andere:

• Adviezen van de bedrijfsarts of arbodienst
• Het plan van aanpak
• Activiteiten die ondernomen zijn om de werknemer terug te laten keren
• Verslagen en adviezen van casemanagers, betrokken hulpverleners of (huis)artsen
• Alle relevante correspondentie (brieven, e-mails, whatsappjes) met de werknemer over de re-integratie

Beluister ook de onderstaande podcastaflevering waarin arbeidsrechtadvocaat Jacobien Frederix-Gianotten uitlegt wat de gevolgen zijn als de bedrijfsarts geen goed advies geeft:

Re-integratie in het tweede spoor

Als het binnen je organisatie niet mogelijk is om de werknemer te re-integreren, moet je overgaan tot re-integratie in het tweede spoor. Dit houdt in dat je de werknemer bij een andere, externe organisatie plaatst. Daarbij moet je rekening houden met de onderstaande:

1. Allereerst moet het duidelijk zijn dat er binnen jouw organisatie geen re-integratiemogelijkheden meer zijn.
2. De bedrijfsarts of arbodienst zal het voorgaande moeten vastleggen in een verklaring.
3. Naar aanleiding van een re-integratie in het tweede spoor moet het plan van aanpak aangepast worden.
4. Nadat je de verklaring van de bedrijfsarts of arbodienst hebt ontvangen, kun je je zieke werknemer herplaatsen bij een andere organisatie. De verklaring voeg je toe aan het re-integratiedossier.
5. Is de herplaatsing rond? Stel dan samen met je werknemer en de nieuwe werkgever een detacheringsovereenkomst op. 

De kosten van de re-integratie

Als werkgever draag je de verantwoordelijkheid voor de kosten die ontstaan tijdens het re-integratieproces. Dit betekent dat je de uitgaven die nodig zijn om je werknemer weer aan het werk te krijgen, moet dekken. Denk hierbij aan de volgende kostenposten:

• Loondoorbetaling van de zieke werknemer
• Kosten voor het inschakelen van de bedrijfsarts of arbodienst
• Eventuele kosten voor het inschakelen van re-integratiebureaus
• Eventuele opleidings- of scholingskosten voor je werknemer

Onenigheid over re-integratie

Wanneer er onenigheid is over de re-integratie, kan de leidinggevende in gesprek gaan met de werknemer. Dit gesprek is vaak de eerste stap om wederzijds begrip te creëren en het proces vlot te trekken. Ook kan een onafhankelijke bemiddelaar, zoals een bedrijfsarts of een extern re-integratiebureau, het gesprek met je werknemer begeleiden.

Wanneer het gesprek geen oplossing biedt, kunnen zowel de werkgever als de werknemer ieder afzonderlijk een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV. Een verzekeringsarts of arbeidsdeskundige beoordeelt dan het re-integratietraject en geeft een oordeel over de situatie. Dit oordeel is niet bindend, maar kan wel als richtlijn dienen voor de voortgang van het re-integratietraject.

Niet nakomen van re-integratieverplichtingen

Als werkgever ben je verplicht om voldoende inspanningen te leveren voor de re-integratie van je werknemer. Het niet naleven van deze verplichtingen, kan leiden tot een arbeidsconflict en kan het herstel van de werknemer belemmeren.

Daarnaast kan UWV oordelen dat je de re-integratieverplichtingen onvoldoende hebt nageleefd, wat kan leiden tot een loonsanctie. Deze sanctie houdt in dat je het loon van de werknemer maximaal 1 jaar langer moet doorbetalen.

Werknemer komt afspraken niet na

Tijdens het re-integratietraject kan er vertraging ontstaan, bijvoorbeeld wanneer je zieke werknemer diens re-integratieverplichtingen niet (meer) nakomt. Begin in dat geval een gesprek met je werknemer, eventueel samen met de leidinggevende, om te begrijpen waarom je werknemer de gemaakte afspraken niet nakomt. Dit helpt om het re-integratieproces weer op gang te brengen.

Komt je werknemer de afspraken hierna nog steeds niet na? Dan kun je het loon opschorten zolang je medewerker de re-integratieverplichtingen niet nakomt.

In dat kader is het belangrijk dat je j e werknemer vooraf schriftelijk waarschuwt. Maak in de waarschuwing duidelijk wat je als werkgever van de werknemer verlangt en wat de consequenties zijn als de medewerker hier niet aan voldoet.  

Als je werknemer dan nog niet aan de re-integratieverplichtingen voldoet, kun je overgaan tot een loonstop. Ook bij dit middel is het belangrijk dat je je medewerker vooraf schriftelijk waarschuwt.  

Mocht een loonstop geen effect hebben, dan kun je bij de rechter een ontbindingsverzoek van de arbeidsovereenkomst indienen. In dit verzoek moet je aangeven dat je werknemer verwijtbaar gehandeld heeft vanwege het niet nakomen van de re-integratieverplichtingen.  

Het re-integratieverslag

Na afloop van het re-integratietraject moet je als werkgever een re-integratieverslag opstellen. UWV beoordeelt het verslag, dat de volgende onderdelen moet bevatten:

• NAW-gegevens voor de identificatie van je werknemer. Het gaat hierbij om naam, adres en woonplaats
• Gegevens over de aard en omvang van je bedrijfsactiviteiten- en processen
• De datum van de eerste ziektedag
• De (actuele) probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst
• Het (actuele) plan van aanpak
• De eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak
• De eindevaluatie van het plan van aanpak
• Het re-integratiedossier met daarin de re-integratieactiviteiten

Ziekteverzuim is een verplichting waar je als HR niet omheen kunt. Door jezelf goed op de hoogte te stellen van je rechten en plichten, kun je zorgen voor een succesvolle re-integratie van zieke werknemers.

Het opstellen van een goed plan van aanpak, regelmatige evaluatie, en het bijhouden van een gedegen re-integratiedossier zijn daarbij essentieel. Zorg ervoor dat je de re-integratie zorgvuldig uitvoert en voorkom daarbij juridische complicaties en loonsancties.