artikel

Ziekteverzuim: oorzaken en interventies

Personeelsmanagement

Het voorkomen en verlagen van ziekteverzuim staat prominent in de HR-agenda van vrijwel elke organisatie. Geen wonder, want verzuim is duur. Welke vormen van verzuim zijn er en welke interventies kan HR inzetten?

Ziekteverzuim: oorzaken en interventies

Definitie

De termen ziek en arbeidsongeschikt worden soms door elkaar gebruikt, maar de wetgever hanteert verschillende definities. De onderscheidende factor is tijd. Wanneer een werknemer een aantoonbare ziekte of gebrek heeft en daardoor niet kan werken, is er sprake van ziekteverzuim. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen werkgebonden en niet-werkgebonden ziekteverzuim.

Het verzuim duurt van de dag dat de werknemer zich ziek meldt en tot de dag dat hij volledig is hersteld of totdat het verzuim langer duurt dan 104 weken.

Wanneer een werknemer na twee jaar nog niet in staat is zijn werk (volledig) te hervatten, wordt hij (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt verklaard. Arbeidsongeschikt wil zeggen dat iemand als gevolg van ziekte of gebreken met gangbare arbeid niet meer hetzelfde verdienen als gezonde personen met soortgelijke opleiding en ervaring.

Lees ook: Werknemers uit de WGA: publiek en privaat zoeken samen naar succesformule

Zwangerschaps- en bevallingsverlof tellen niet mee als ziekteverzuim.

Ziekteverzuim in cijfers

Volgens de meest recente tellingen van het Centraal Bureau van de Statistiek ligt het ziekteverzuim in Nederland op 4,7 procent.  Dat betekent dat er van alle duizend te werken dagen er 47 zijn verzuimd wegens ziekte. Het ziekteverzuim is het laagst in bedrijven tot 10 werknemers en het hoogst in bedrijven van 100 of meer werknemers.

De verzuimpercentages zijn het hoogst in de gezondheid- en welzijnszorg (5,8%), het openbaar bestuur (5,5%) en de industrie (5,4%).

Ongeveer een kwart van het ziekteverzuim is werkgerelateerd.

Lees ook: Ziekteverzuim weer hoger: wat kan de werkgever doen?

Kort vs. lang verzuim

Het UWV hanteert een grens van vier weken. Is de medewerker minder dan vier weken ziek, dan hoeft hij alleen bij het UWV te worden aangemeld wanneer hij recht heeft op een Ziektewetuitkering. Het is wel van belang de bedrijfsarts of de arbodienst te informeren.

Ook wanneer de verwachte ziekteduur langer is dan vier weken, moet de werknemer worden aangemeld bij de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts maakt binnen zes weken een probleemanalyse. Op basis van deze probleemanalyse kunt u met de werknemer in gesprek gaan over de re-integratie.

Is de werknemer na 42 weken nog altijd niet volledig aan het werk, dan moet u hem aanmelden bij het UWV.
(Bron: UWV)

Kortdurend ziekteverzuim

Uit cijfers van arbodienstverlener ArboNed blijkt dat werkgevers gemiddeld zo’n 18 procent van hun verzuimkosten kwijt zijn aan kortdurend verzuim.

Frequent kortdurend verzuim kan echter ook een signaal zijn dat er meer aan de hand is. Dat er sprake is van werkstress, een conflict op de werkvloer, onvrede over het werk of het salaris of problemen in het privéleven van de werknemer.

Wanneer die problemen niet worden aangepakt, is de kans groot dat kortdurend verzuim een voorbode is voor langdurig verzuim.

Lees ook: De twee pijlers van een winnende verzuimaanpak

Mogelijke maatregelen tegen kort verzuim:

Werkgevers kunnen de volgende maatregelen treffen om kortdurend ziekteverzuim tegen te gaan:

Ga het gesprek aan – Als een werknemer zich regelmatig en voor een korte duur ziek meldt, is het verstandig om een gesprek met hem aan te gaan en te achterhalen wat de oorzaken kunnen zijn. Soms kan een kleine aanpassing in het werk veel oplossen.

Lees ook: Zo voer je een verzuimgesprek

Zorg voor een verzuimprotocol – De werkgever maakt het ziekteverzuimbeleid duidelijk inzichtelijk en bespreekt de regels voor verzuim in het bedrijf. Medewerkers die zich bijvoorbeeld ziek melden omdat hun kind ziek is, hebben feitelijk geen recht op loondoorbetaling tijdens ziekte omdat ze bij die reden niet zelf ziek zijn. Aan hen moet duidelijk gemaakt worden dat daar andere oplossingen voor zijn, zoals een vrije dag of eventueel calamiteitenverlof.

Voer controles uit – Als een werkgever het vermoeden heeft dat een werknemer onterecht verzuimt, dan kan de werkgever, leidinggevende of collega zich op de hoogte stellen door de werknemer op het verpleegadres te bezoeken. Hij kan ook een spoedcontrole aanvragen bij de arbodienst hoewel steeds meer arbodiensten dit middel schuwen. Zorg er echter voor dat alle mogelijkheden van controle zijn beschreven in het ziekteverzuimbeleid, zodat subjectieve handelswijzen voorkomen worden.

Verhoog de drempel – Ziek melden gaat over het algemeen gemakkelijk per sms, e-mail of via de partner. Het blijkt dat werknemers zich minder gemakkelijk ziek melden als zij dit persoonlijk moeten doen bij hun leidinggevende en als ze de taken en opdrachten moeten doorgeven die niet kunnen blijven liggen.

Stel wachtdagen in – Een werkgever kan bepalen om de eerste twee ziektedagen geen loon door te betalen.

Wet verbetering poortwachter

De Wet verbetering poortwachter heeft gezorgd voor een aantal regelingen op het gebied van re-integratie van zieke werknemers. De wet bestaat niet als afzonderlijke wet. De regels zijn geïntegreerd in andere wetten. In het kort komen de poortwachtersregelingen op het volgende neer:

  • Als er sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim, moet de werkgever binnen zes weken na de eerste ziektedag van de werknemer een oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst vragen over het ziektegeval. Werkgever en werknemer kunnen van de termijn van zes weken (en andere termijnen) gemotiveerd afwijken. Dit advies is medebepalend voor de re-integratieverplichtingen van de werkgever en werknemer.
  • De werkgever is wettelijk verplicht om tijdig de nodige maatregelen te treffen die de zieke werknemer in staat moeten stellen om eigen of passende werkzaamheden uit te voeren. Van zijn kant moet de werknemer gevolg geven aan daarmee verbandhoudende voorschriften van de werkgever of van een door de werkgever ingeschakelde deskundige. Ook moet de werknemer zijn volledige medewerking geven aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak en aangeboden passende arbeid aanvaarden. Wat passende arbeid is, is in de wet vastgelegd.
  • Werkgever en werknemer moeten in gezamenlijk overleg een plan van aanpak maken. Dit plan moet schriftelijk worden vastgelegd en van tijd tot tijd worden geëvalueerd. Bij de aanvraag voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering moet de werknemer een re-integratieverslag overleggen. Dit is een samenvatting van alle afspraken en activiteiten van de werkgever, de werknemer en de arbodienst en bevat ook medische informatie. Ook wordt hierin verantwoording afgelegd over de activiteiten tijdens het eerste en tweede ziektejaar.
  • Als de werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat houdt in dat de periode van loondoorbetaling wordt verlengd met een maximale termijn van 52 weken.
  • Als de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt, verliest hij zijn recht op loondoorbetaling.
  • Het opzegverbod tijdens de eerste twee jaren van ziekte is niet van toepassing als de werknemer zijn verplichtingen ten aanzien van re-integratie niet nakomt.
  • Wanneer werkgever en werknemer beiden hun plichten verzaken, schuift de arbeidsongeschiktheidsbeoordeling op.
  • Op verzoek van de werkgever en de werknemer kan het moment van keuring voor de WIA worden uitgesteld. Dit is vooral zinvol als werkhervatting (eventueel in andere passende arbeid) op korte termijn te verwachten is.

Bron: Praktijkgids Arbeidsrecht

Ziekmelding

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, heeft de werkgever vragen: hoe lang verwacht de werknemer afwezig te zijn, zijn er werkzaamheden die direct moeten worden overgenomen en waar is de werknemer te bereiken?

De privacy van werknemers staat echter voorop en er zijn daarom strenge regels gesteld aan wat een werkgever wel, en wat hij vooral niet mag vragen.

Let op! U mag een werknemer niet vragen naar de aard en de oorzaak van de ziekte. Vertelt de werknemer vrijwillig over de oorzaak van zijn ziekte, dan mag u dit in principe niet opnemen in het personeelsdossier. Alleen een bedrijfsarts mag medische gegevens vastleggen.

Lees ook: Privacy in het personeelsdossier: wat mag en wat niet?

Wat mag u wel vragen?

  • Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en zijn (verpleeg)adres.
  • Hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren.
  • ZijnUw lopende werkzaamheden en afspraken.
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als de werknemer onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV zijn loon.
    Let op! U mag niet vragen onder welke vangnetregeling de zieke werknemer valt.
  • Als de werknemer twee maanden of langer in dienst is: of hij onder de no-riskpolis valt.
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
    Let op! U mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is.
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat u de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

Loondoorbetaling bij ziekte

Zieke werknemers hebben de eerste twee jaar recht op loondoorbetaling.

In het eerste jaar dat de werknemer ziek is, heeft hij recht op minimaal 70 procent van zijn loon. Als dit minder is dan het minimumloon, moet de werkgever dit aanvullen tot dat bedrag, in verhouding tot het aantal uren dat hij werkt. Ook de pensioenpremie en het vakantiegeld worden doorbetaald tijdens ziekte.

Hoeveel procent van het loon wordt doorbetaald bij ziekte staat in de arbeidsovereenkomst of de cao.

Lees ook: 100% loondoorbetaling bij ziekte biedt geen garanties voor de toekomst

Ook in het tweede ziekte jaar betaalt de werkgever minimaal 70 procent van het loon door. Het loon hoeft nu niet meer te worden aangevuld tot minimaal het minimumloon.

Let op! Het kabinet werkt aan wijzigingen voor de loondoorbetaling bij ziekte. De wijzigingen in een notendop:

  • Voor werkgevers wordt loondoorbetaling bij ziekte goedkoper door financiële tegemoetkoming.
  • Het medisch advies van de bedrijfsarts bij de toets op de re-integratie inspanningen wordt leidend.
  • Voor werknemers ontvangen mogelijk eerder een WIA-uitkering in plaats van loon.
  • WIA-gerechtigden krijgen vijf jaar meer zekerheid over het behoud van hun WIA-uitkering als zij gaan werken.

Bron: UWV / Rijksoverheid

Verzuimsoorten

Wanneer het gaat om verzuim, is het belangrijk om te weten waar u mee te maken heeft: wit, grijs of zwart verzuim.

Wit verzuim

Als de medewerker een geldige reden heeft om niet te werken. Meestal is die reden medisch van aard: de werknemer is constateerbaar ziek.

Grijs verzuim

De ziekmeldingen waarvan de legitimiteit twijfelachtig is. Vaak is de aanleiding tot de ziekmelding wel legitiem, bijvoorbeeld een verkoudheid of griep, maar de duur van het verzuim niet. De medewerker blijft langer thuis dan medisch gezien nodig is. Iemand is op donderdag hersteld, maar meldt zich pas op maandag weer beter. Ook de ziekmelding vanwege doktersbezoek van een kind of vanwege andere privé-omstandigheden wordt tot het grijze verzuim gerekend. Een groot deel van het ziekteverzuim betreft grijs verzuim.

Zwart verzuim

Wanneer de medewerker geen goede reden heeft om niet te werken (fraudeverzuim). Die zieke medewerker heeft bijvoorbeeld een bijbaan of is thuis het huis aan het verbouwen. De gedachte dat heel veel medewerkers frauderen met ziekmelden is een vooroordeel. Slechts een heel klein percentage is zwart verzuim.

Bron: Flexmarkt.nl

Verzuimgesprek

Een belangrijk middel om verzuim te voorkomen of terug te dringen is het verzuimgesprek. Hoe u dit insteekt, hangt mede af van de vraag of u te maken heeft met wit, grijs of zwart verzuim. Wanneer de werknemer wegens zware griep thuisblijft, wit verzuim dus, valt er weinig winst te boeken met een verzuimgesprek. In dit geval zou zijn aanwezigheid de organisatie meer kwaad dan goed doen.

Anders is dat bij grijs verzuim, schrijft Jacco van den Berg, co-auteur van Het Grote Gesprekkenboek. “Als een medewerker van de norm afwijkend verzuimgedrag vertoont, wordt er een verzuimgesprek gevoerd. Denk aan medewerkers met een hoger ziekteverzuim (frequentie en duur) dan hun collega’s of aan medewerkers die altijd op een bepaalde dag in de week, als er ’s avonds doorgewerkt moet worden of net voor of in schoolvakanties verzuimen. Een verzuimgesprek kent de volgende stappen:

stap 1: opsomming van de feiten

stap 2: opsomming van de gevolgen

stap 3: uitspreken van het doel

stap 4: reactie van de medewerker

stap 5: bedenken van oplossingen

stap 6: maken van afspraken

De leidinggevende informeert de medewerker aan de hand van een overzicht over zijn ziekteverzuim (stap 1). Hij geeft aan dat de medewerker frequenter of langer dan gebruikelijk verzuimt of dat er een patroon (bijvoorbeeld altijd op vrijdag) waarneembaar is. Door het opsommen van de feiten zet de leidinggevende op een rustige wijze de toon van het gesprek.”

Daarna geeft de leidinggevende aan wat de gevolgen zijn van de afwezigheid (stap 2). Bijvoorbeeld het steeds opnieuw regelen van vervanging, lessen die uitvallen, vergaderingen die moeten worden geannuleerd, een project dat vertraging oploopt, et cetera.

Bekijk ook het webinar Terugdringen ziekteverzuim

Opzegverbod bij ziekte

De wet kent een aantal opzegverboden die bij ontslag van toepassing kunnen zijn. Een opzegverbod houdt in dat wegens een bepaalde reden of tijdens een bepaalde periode de arbeidsovereenkomst niet kan worden opgezegd.

Het opzegverbod tijdens ziekte geldt niet als de ziekmelding plaatsvindt nadat een ontbindingsverzoek is ingediend. Dat geldt sinds 1 juli 2015 onder de Wet werk en zekerheid zowel voor het verzoek aan het UWV, de cao-commissie als de rechter. Als het verzoek om opzegging of ontbinding dus is ingediend vóór het moment van ziekmelding, kan ondanks arbeidsongeschiktheid toch worden opgezegd of ontbonden.

Lees ook: De wettelijke opzegverboden

Stappen verzuimprotocol

De volgende stappen kunt u opnemen in een verzuimprotocol.

  • Ziekmelding: Maak duidelijk wanneer, hoe en bij wie de werknemer zich ziek meldt. Daarnaast moet u ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag melden bij de arbodienst of bedrijfsarts.
  • Contact tussen werkgever en werknemer: Geef aan hoe vaak en hoe u contact heeft met de werknemer en welke onderwerpen aan de orde komen. U moet de voortgang iedere zes weken met uw werknemer bespreken.
  • Contact met de bedrijfsarts: Wijs uw werknemers actief op hun recht op vrije toegang tot de bedrijfsarts. Dit is verplicht vanuit de nieuwe Arbowet.
  • Bereikbaarheid: Geef aan wanneer de zieke werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met u of met de arbodienst of bedrijfsarts.
  • Medisch onderzoek: Vermeld wanneer medisch onderzoek plaatsvindt, wie dit uitvoert en wat het inhoudt.
  • Probleemanalyse en advies: Binnen zes weken na de ziekmelding is een probleemanalyse inclusief een advies nodig door de bedrijfsarts.
  • Plan van aanpak: Er moet een plan van aanpak komen binnen twee weken na de probleemanalyse. Geef aan welke onderdelen het bevat.
  • Ziekmelding UWV: U moet in de 42e week na de eerste ziektedag van de werknemer een ziekmelding doen bij UWV.
  • Eerstejaarsevaluatie: Deze evaluatie moet plaatsvinden tussen de 46e en 52e ziekteweek van de werknemer.
  • Re-integratiedossier en WIA-aanvraag: Bij (dreigend) langdurig verzuim moet u alle acties voor werkhervatting van een werknemer opnemen in een re-integratiedossier. U moet dit dossier inclusief een eindevaluatie afronden tussen week 89 en 91 van het ziekteverzuim. De werknemer doet een WIA-aanvraag met het re-integratiedossier.
  • Vakantie: Maak duidelijk wat de zieke werknemer moet doen als hij op vakantie wil. Hij heeft in ieder geval uw toestemming nodig en eventueel ook een advies van de bedrijfsarts.
  • Buitenland: Leg vast wat de werknemer moet doen als hij ziek wordt in het buitenland.
  • Sancties: Vermeld uw sancties als de werknemer zich niet houdt aan het protocol of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel.
  • Privacy: Geef aan wie gegevens mag zien, hoe lang u deze bewaart, en hoe u ze beveiligt.

Lees ook: Maak duidelijke afspraken over ziekteverzuim met een verzuimprotocol

Vond u dit artikel interessant? Mis niets en maak nu een gratis PW. profiel aan! De voordelen:

  • Het laatste nieuws, actualiteiten en achtergronden
  • Need to know juridische informatie
  • Door gerenommeerde auteurs geschreven
  • Voor HR-professionals die meer willen weten

Profiel aanmaken >

Reageer op dit artikel