Studiekosten terugvorderen: hoe pak je dit aan?

Scholing van werknemers neemt een steeds belangrijkere rol in binnen de arbeidsrelatie. Sterker nog, werkgevers zijn zelfs op grond van art. 7:611a BW gehouden al hun werknemers te scholen. Maar hoe zit het met het terugvorderen van gemaakte studiekosten?

Draait de werkgever altijd op voor de kosten voor die dure MBA-opleiding of Grotius opleiding wanneer de werknemer het dienstverband opzegt? In deze blog drie tips om deze gemaakte opleidingskosten door middel van een studiekostenbeding succesvol terug te vorderen.

Tip 1: Kom vóór aanvang van de opleiding een studiekostenbeding met een glijdende schaal overeen

Hoewel het studiekostenbeding niet wettelijk is verankerd en er dus geen wettelijke criteria gelden, zijn er in de jurisprudentie wel kaders geschetst waaraan een geldig studiekostenbeding moet voldoen. Zo volgt uit het aloude en richtinggevende Muller/Van Opzeeland-arrest onder meer dat de werkgever de consequenties van het studiekostenbeding duidelijk aan de werknemer uiteen moet zetten (HR 10 juni 1983, NJ 1983/796, onder meer bevestigd in «JAR» 2012/98.

Het spreekt voor zich dat een vooraf overeengekomen schriftelijk beding daarbij de voorkeur verdient. Wees daarbij helder over welke kosten het gaat zoals de prijs van de opleiding, de benodigde boeken reis- en verblijfskosten, (her-)examengelden dan wel loonkosten. Onduidelijkheid over het beding zal namelijk in de meeste gevallen voor rekening van de werkgever komen.

Ook is het verstandig een zogenoemde glijdende schaal overeen te komen. Dat wil zeggen dat wordt vastgesteld over welke periode de werkgever baat zal hebben bij de door de werknemer opgedane kennis en de terugbetalingsverplichting vermindert naar evenredigheid van die periode. Hoewel een studiekostenbeding volgens de Hoge Raad niet direct ongeldig is wanneer daarin geen ‘glijdende schaal’ is opgenomen, is dit wel aan te raden.

Tip 2: Kom overeen dat bij niet slagen of wanneer de werknemer het initiatief neemt voor ontslag de kosten terugbetaalt

Kom overeen dat het studiekostenbeding zal worden ingeroepen bij tegenvallende studieresultaten en/of dat de terugbetalingsplicht geldt bij een ontslag op staande voet of ernstig verwijtbaar handelen of nalaten door de werknemer. Partijen kunnen ook afspreken dat er een terugbetalingsplicht ontstaat als werknemer een opleiding niet tijdig afrondt door nalatigheid.

Let daarbij wel op dat deze afspraak niet worden ingeroepen als de opleiding simpelweg te moeilijk is voor de werknemer. Een gebrek aan kwaliteiten en capaciteiten kan een werknemer dus niet worden verweten, dit is anders als werknemer niet voldoende of geen inzet toont.

Veelal wordt in studiekostenbedingen toegevoegd dat de werkgever slechts rechten aan het beding kan ontlenen indien het initiatief tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst is uitgegaan van de werknemer. Doorgaans wordt in die gevallen – bijvoorbeeld vanwege een verbeterde arbeidspositie – door rechters geoordeeld dat de werknemer de studiekosten (deels) moet terugbetalen (zie bijvoorbeeld «JAR» 2011/124).

Indien de werknemer echter opzegt wegens verwijtbare gedragingen van de werkgever – bijvoorbeeld wanneer gelijkebehandelingswetgeving in het geding is – zal een beroep op het studiekostenbeding worden afgewezen. Dat geldt ook voor een opzegging door de werknemer volgend op een ingediende ontslagvergunning bij het UWV.

Vice versa geldt dat indien de werkgever het initiatief neemt tot opzegging, zelden wordt gelast tot terugbetaling, al betekent dat overigens niet dat per definitie door de werkgever geen beroep op het studiekostenbeding kan worden gedaan. Het nemen van initiatief tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever wordt in de rechtspraak ruim geïnterpreteerd, waarbij doorgaans wordt getoetst aan goed werkgeverschap. Wanneer het goed werkgeverschap in het geding is, zal de werkgever geen beroep kunnen doen op het beding.

Tip 3: Volg het stappenplan terugvorderen studiekosten

Doorloop onderstaand stappenplan om na te gaan of een succesvol beroep kan worden gedaan op het studiekostenbeding.

  1. Bezie of er een cao van toepassing is die een eigen, gunstiger regeling inzake de terugvordering van studiekosten bevat;
  2. Ga na of de werknemer voldoende was doordrongen van de ernstige consequentie van de terugbetalingsverplichting (oftewel: zijn de afspraken – duidelijk – op schrift gesteld?);
  3. Beoordeel of het studiekostenbeding een glijdende schaal bevat;
  4. Toets of terugvordering van studiekosten conform (de eventuele staffel van) het beding er niet voor zorgt dat de werknemer in een gegeven maand onder het minimumloon zakt;
  5. Schat in of de beoogde terugvordering in strijd komt met de redelijkheid en billijkheid/goed werkgeverschap. Check in dat verband of:
  • de studiekosten geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd;
  • het initiatief tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst bij de werknemer of werkgever lag;
  • de opleiding een verplicht karakter had;
  • de studiekosten daadwerkelijk zijn gemaakt;
  • er bij de werknemer (gerechtvaardigd) vertrouwen is gewekt dat het studiekostenbeding niet zou worden ingeroepen;
  • hoe de voorgenomen terugvordering zich verhoudt tot het evenredigheids- en gelijkheidsbeginsel;
  • het daadwerkelijk gemaakte studiekosten dan wel kosten die een goedwerkgever sowieso verschuldigd is, betreft.

Ga na of de eventuele tekst van het beding nog nadere voorwaarden stelt en/of onduidelijkheden bevat, en wat daarvan de consequenties zijn wanneer de rechter die voor rekening van de werkgever brengt.

Hoewel met bovenstaande tips een succesvol beroep op een studiekostenbeding niet kan worden gegarandeerd, kunnen bovengenoemde tips wel bijdragen aan het vergroten van de slagingskans.

Alles rondom scholing

Sommige scholingskosten ‒ transitiekosten en inzetbaarheidskosten ‒ kunnen in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Daar gelden voorwaarden voor. In de Practice Note ‘Scholing’ van Sdu leest u precies hoe het allemaal zit.

Dit artikel is gesponsord door SDU. De auteur, Petra Hogewind-Wolters, is hoofdredacteur Arbeidsrecht bij SDU