Hybride werken: zo kom je in vijf stappen tot de ideale werkfomule

Hybride werken: hoe geef je hier als organisatie richting aan? Laat je alle teams vrij om zelf het aantal dagen op kantoor te bepalen of stel je strikte richtlijnen op? Maaike Klein Ikkink houdt zich binnen VGZ met dit soort vraagstukken bezig. Ze deelt vijf stappen voor een succesvolle werkformule.

Hybride werken: zo kom je in vijf stappen tot de ideale werkfomule

“Als missieleider van een intern experiment over hybride werken, heb ik de afgelopen tijd veel geleerd”, zegt Maaike Klein Ikkink.  Ze deelt de uitkomst graag. “We hebben vijf stappen opgesteld om tot een succesvolle hybride werkformule te komen. Een werkformule die precies is afgestemd is op je organisatie.”

Stap 1: stel de noodzaak van plaats en tijd vast

Hoe noodzakelijk is het om het werk op een aangewezen plek uit te voeren? En hoe belangrijk is het voor de organisatie dat het werk op een vast tijdstip gebeurt? Met het antwoord op deze vragen bepaal je volgens Klein Ikkink de volgende stappen.

“Bij VGZ kwamen we er al snel achter dat die noodzaak sterk verschilt per afdeling. Het hangt af van factoren zoals bereikbaarheid en hulpmiddelen die nodig zijn. Dat is niet voor iedere afdeling even belangrijk.”

Stap 2: bepaal het doel van plaats- en tijdonafhankelijk werken

Stel vervolgens vast, zo vervolgt ze, welke voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken belangrijk zijn voor de organisatie.

“Bij VGZ hebben we bijvoorbeeld 5 uitgangspunten die passen bij onze strategie: klimaatbewust reizen, digital first, people first, kwaliteit van je tijd op kantoor en effectief samenwerken.

Deze vijf regels geven richting aan het hybride werken in de praktijk. We hebben aan alle vijf de uitgangspunten ook doelen verbonden, zodat je deze richting kunt vasthouden.”

Stap 3: beoordeel of de online werkomgeving goed genoeg werkt

“Toen thuiswerken verplicht werd voor alle niet-essentiële beroepen gingen we met z’n allen van een fysieke naar een online werkomgeving. Veel tijd om deze enorme omslag voor te bereiden was er niet.

Bij VGZ hebben we gemerkt dat er heel veel goed ging en door kon gaan. Maar sommige dingen gaan minder vanzelf: sociale activiteiten en spontane ontmoetingen, creativiteit, inspiratie. Medewerkers waren hier echt naar op zoek.

Het is dus belangrijk om “je online werkomgeving te beoordelen op alle onderdelen van het werk. Zo wordt duidelijk voor welk deel de online werkomgeving de fysieke werkomgeving kan overnemen."

Stap 4: heb begrip voor verschillen

“In elke organisatie is er diversiteit. Er zijn verschillen in het soort werk, in afdelingen en in teams. En dan is er nog het individu. Iedereen heeft persoonlijke voorkeuren als het gaat om het combineren van werk en privé. Is er een goed beeld is van de diversiteit in de organisatie? Dan kun je zuiver bepalen hoeveel ruimte je hier in de hybride werkformule voor wilt geven.

Ook bij VGZ zien we verschillen. Daarom hebben we besloten om niet voor een ‘one size fits all’ oplossing te gaan. En maken we basisafspraken op teamniveau.”

Stap 5: geef aandacht aan belangen die verschillen

Tot slot is het belangrijk om te luisteren, benadrukt Klein Ikkink. “Wat willen medewerkers zelf? En hoe kijkt een leidinggevende ernaar? Deze heeft natuurlijk een andere rol en andere verantwoordelijkheden van waaruit hij of zij denkt. Neem bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor het behalen van afdelingsdoelstellingen. Door open te zijn over en rekening te houden met alle verschillen, ontstaat er ruimte om aan alle belangen tegemoet te komen. Geef teams of individuen ook de ruimte om zelf keuzes te maken. Zo creëer je meteen draagvlak voor de hybride werkformule.”

Een hybride werkformule is niet in beton gegoten

Na het doorlopen van deze vijf stappen ben je volgens Klein Ikkink klaar om een hybride werkformule vast te stellen die bij de organisatie past. “Maar vergeet niet: blijf experimenteren en evalueren. In hoeverre kunnen we nu bepalen wat het komende jaar goed werkt? Dat is knap lastig. Toets de hybride werkformule dus regelmatig aan de hand van de vijf stappen. Daar komt bij dat we nu nog met de zogenoemde “terugkeershock” te maken hebben." Benieuwd wat de terugkeershock precies is? Antropoloog Jitske Kramer legt het in deze video uit.

Dit artikel is gesponsord door Coöperatie VGZ.

Nieuw in medewerkersonderzoek: scannen van e-mails en chats met AI

Nieuw in medewerkersonderzoek: scannen van e-mails en chats met AI

Kan AI de jaarlijkse medewerkerssurvey of het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) overnemen? Ja, stelt empolyee experience-expert Heleen Mes. Sterker nog: die ontwikkeling is al ingezet.

Loopbaan-APK voor HR: zo houd je grip op de groeispurt van je bedrijf

Loopbaan-APK voor HR: zo houd je grip op de groeispurt van je bedrijf

Een groeiend bedrijf met meer klanten en medewerkers, levert HR extra werk op. In deze rubriek beschrijft loopbaancoach Jolan Douwes hoe je overzicht houdt en prioriteiten stelt.

Doorschieten in de waanzin van datagedreven HR

Doorschieten in de waanzin van datagedreven HR

Veel HR-professionals lijken een aversie te hebben tegen cijfers en ontzeggen zichzelf elke affiniteit met getallen. Dat is een gemiste kans, vindt Hans van der Spek.

Strategische personeelsplanning voor duurzaam bedrijf

Strategische personeelsplanning voor duurzaam bedrijf

Een duurzaamheidsprofessional aanstellen, is een goede stap voor bedrijven die overstappen van een lineaire naar een circulaire, duurzame bedrijfsvoering.

Alles wat HR moet weten over de Wet leven lang leren

Alles wat HR moet weten over de Wet leven lang leren

Op grond van deze wet kan HR met het Nederlands Kwalificatieraamwerk (NLQF) snel en gemakkelijk nagaan wat het niveau is van een bepaalde kwalificatie die een werknemer heeft behaald.

Daniël Alfrink (Vermetten): 'Zie ongemakkelijke situaties als betaalde leermomenten'

Daniël Alfrink (Vermetten): 'Zie ongemakkelijke situaties als...

In de Spotlight-rubriek geven collega's antwoord op 9 vragen over het HR-vak; van trends die zij belangrijk vinden tot waar ze 's nachts van wakker liggen. Dit keer: Daniël Alfrink, HR-directeur bij Vermetten accountans en adviseurs.

Zo implementeer je succesvol jouw vitaliteitsbeleid

Zo implementeer je succesvol jouw vitaliteitsbeleid

Vitaliteit draait om de juiste mix van voeding, beweging, veerkracht en voldoening. Het vitaliteitsbeleid staat dan ook hoog op de HR-agenda. Maar hoe implementeer je zo'n beleid succesvol in jouw organisatie?

Het succes van talentontwikkeling: lessen van leidinggevenden

Het succes van talentontwikkeling: lessen van leidinggevenden

Doordring leidinggevenden ervan dat ze hun medewerkers meer aanspreken op hun talenten en minder op zaken waar ze niet zo goed in zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar is het nog niet. Zo ontdekte onderzoeker Mirjam Baars.