Hoe hou je medewerkers mentaal overeind in moeilijke tijden?

Burn-outs vormen een groeiend probleem in organisaties. Behalve werkdruk hebben externe factoren zoals de oorlog in Oekraïne en de stijgende energiekosten impact op het welzijn van medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat zij onder uitdagende omstandigheden toch voldoening blijven halen uit hun werk en niet afhaken?

Crisis of niet, medewerkers helpen om hun mentale gesteldheid te verbeteren begint altijd bij het bewaken van de werk-privébalans. Ja, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Iedereen is via telefoons en Teams met elkaar verbonden en we kunnen bijna overal werken. We zijn dus bijna nooit meer ‘los’ van ons werk als we niet oppassen. Met de bijbehorende stress tot gevolg. Als medewerker en werkgever moet je dus duidelijke grenzen gaan stellen om te voorkomen dat we doorlopend met werk bezig zijn.

Blokken in de agenda

Grenzen stellen in de tijd bijvoorbeeld. Het helpt als je ruimte in je agenda reserveert voor alles wat je gaat doen. Een project, een vergadering of een half uur voor het beantwoorden van mail. Of een uur per week voor al die kleine dingen die altijd blijven liggen. Blokkeer zelfs tijd om even niets te doen. Daarmee kan een medewerker optimaal geconcentreerd aan één taak werken en gaan anderen niet de agenda bepalen. Zo blijft er ook meer tijd over voor onverwachte zaken die anders de hele agenda in de war zouden schoppen.

Nee zeggen

Nog zoiets wat makkelijk lijkt, maar voor veel mensen heel moeilijk is. Zeg gewoon nee tegen iets waar je geen tijd voor hebt – met een blik op de blokken in je agenda is dat zo duidelijk. Ja zeggen terwijl je geen tijd hebt, helpt jou en anderen niet. Als je geen capaciteit hebt, heb je geen capaciteit – en laat dat aan iedereen weten. Dan kun je samen een oplossing bedenken. Bijvoorbeeld door prioriteiten te stellen en iets minder belangrijks even niet te doen.

Niet werken is niet aan werken dénken

Stel je mentale klok goed af en bepaal een eindtijd voor je werk. Daarna kijk je geen mail meer en lees je geen binnenkomende app-berichten meer. Als je buiten werktijd toch met je werk bezig bent, gun je jezelf niet de tijd om te ontspannen en op te laden. Dat kun je voorkomen door gewoontes te ontwikkelen die je helpen om ‘aan’ en ‘uit’ te schakelen. Bijvoorbeeld door een plek in huis te bepalen waar je alleen komt om te werken. Ben je daar, dan werk je, ben je er niet, dan ben je dus ook niet aan het werk.

Wen jezelf aan om na je werk eerst even te wandelen of een boek te lezen. Dan kan je brein even loskoppelen van het werk. Wat ook kan helpen, is omkleden: doe werkkleding aan als je werkt en trek die weer uit als je klaar bent.

Beweeg

Plan tijd in om fysiek bezig te zijn. Er zijn maar weinig activiteiten die zo goed helpen om je hoofd vrij te maken en te ontstressen als sporten.

Vraag hulp

Vraag om hulp als het niet gaat. Iedereen is bekend met stress, dus je collega’s en leidinggevenden zullen je niet verbaasd aankijken als je aangeeft dat je er even doorheen zit.

Je zorgen delen is een manier om te voorkomen dat het erger wordt.

Wat kun je doen in crisistijd?

We leven in een tijd waarin het wordt ‘crisis’ om de haverklap valt. Of het nu gaat om corona, politieke spanningen, economie of het klimaat. Medewerkers kunnen daar persoonlijk door worden geraakt. Realiseer je allereerst dat iedereen anders omgaat met problemen. Wees vooral begripvol en geef ruimte aan emoties, angsten en gedachten. Dat verlaagt de drempel om erover te praten. En laat iemand even een half uurtje pauze nemen als dat nodig is.

Mensen die geraakt worden door een oorlog of een crisis voelen zich alleen. Samen optrekken als team en laten weten waar je samen voor staat, kan helpen dat gevoel te verminderen. Zet samen acties op touw door geld in te zamelen of mensen op te vangen. Geef daar als werkgever ruimte en middelen voor. Zo laat je zien dat de angsten van je medewerkers serieus genomen worden.

Stel een plan op voor het geval er een acute crisis ontstaat, zoals een ramp of oorlog, en maak dat plan bekend

Zorg voor een veilige omgeving door duidelijk te communiceren dat veiligheid en gezondheid bij jouw organisatie het allerbelangrijkste zijn. Stel een plan op voor het geval er een acute crisis ontstaat, zoals een ramp of oorlog, en maak dat plan bekend. Ook al komt het nooit zover, medewerkers zullen zich er rustiger en veiliger door voelen.

Bied ook externe professionele hulp aan voor mensen die emotioneel in de problemen komen. Een gesprek met HR is niet altijd genoeg en praten met een externe professional geeft de veiligheid van vertrouwelijkheid; iemand hoeft niet bang te zijn voor consequenties.

En vooral: wees open over je eigen zorgen en laat zien dat iedereen moeilijke tijden meemaakt.

De spagaat van HR

Iedereen, dus ook HR. Maar die zit in een spagaat: van HR-professionals wordt verwacht dat ze burn-outs voorkomen en verhelpen én dat ze zelf niet uitvallen. Dat laatste is niet zo makkelijk: uit onderzoeken blijkt dat het overgrote deel van de HR-professionals bij zichzelf verschijnselen van een burn-out signaleert.

En dat terwijl de burn-out in rap tempo op weg is naar een plek bovenaan de agenda van HR. En hoe meer HR-medewerkers erop zijn gericht medewerkers met een burn-out te helpen en burn-outs te voorkomen, hoe meer zij er zelf slachtoffer van dreigen te worden. Deze drie tips kunnen helpen.

Luister en praat

HR-professionals moeten van nature al empathisch zijn – maar niet alleen als reactie op anderen. Zorg dat je zelf proactief een open gesprek kunt aangaan met je teamleden en dat je een omgeving hebt waarin je veilig en vrijuit kunt praten over de invloed die je werk heeft op je welzijn.

Volg je eigen tips op

HR zorgt in een organisatie voor de medewerkers. Dat je dat goed kunt, laat je zien door goed voor jezelf te zorgen en een voorbeeld te zijn. Ga dus bijvoorbeeld zelf geen mailtjes versturen buiten werkuren

Data is er om je te helpen

Technologie gebruiken om data te analyseren kan een hoop werkdruk en dus tijd schelen. Gegevens kunnen haarfijn aantonen waar de capaciteitsproblemen in de organisatie zitten en wat je eraan zou kunnen doen. Hoe meer je met data aan de slag gaat, hoe meer je anderen ermee kunt helpen.

Meer weten? Bijvoorbeeld hoe de de motivatie van je personeel op peil houdt? Lees hier 31 tips.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Personio.