Hoe rapporteer je de CO2-uitstoot van je werknemer?

Werkgevers met meer dan 100 werknemers moeten vanaf 1 januari 2024 over de CO2-uitstoot van alle werkgerelateerde kilometers van hun werknemers rapporteren aan de overheid. Wat houdt de nieuwe rapportageplicht precies in en wat zijn de gevolgen?

Hoe rapporteer je de CO2-uitstoot van je werknemer?
Illustratie: Mysticartdesign | Pixabay

Het kabinet is op basis van het Nederlandse Klimaatakkoord uit 2019 gekomen met het ‘Ontwerpbesluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’. Werkgevers met minstens 100 werknemers moeten vanuit dit ontwerpbesluit jaarlijks rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) over het totaal aan zakelijke reiskilometers en woon-werkkilometers van werknemers en het type brandstof voor die kilometers. Dit heeft te maken met afspraken uit het Klimaatakkoord om de CO2-emissies te beperken. Door het rapporteren moeten werkgevers bewuste keuzes gaan maken over verduurzaming van hun mobiliteit.

Het gaat om kilometers waarvoor de werknemer een vergoeding ontvangt. De regeling richt zich zowel op bedrijven met 100 of meer werknemers als op publieke organisaties, waaronder gemeenten, provincies en ministeries. Ze gaat gelden voor in totaal zo’n 8000 organisaties.

Emissieplafond

De regeling heeft als doel om een megaton CO2 minder uit te stoten in 2030. Voor die tijd kunnen werkgevers eerst de CO2-uitstoot van de werknemers beperken tot een ‘emissieplafond’. Dat plafond is gebaseerd op het ‘graduele pad’ richting het reductiedoel van een megaton. Bij onvoldoende vooruitgang komt er vanaf 2027 een verplichte maximumnorm voor de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit (emissiegrenswaarde) voor individuele werkgevers. In 2026 vindt de eerste evaluatie van de totale CO2-reductie plaats. Dan volgt een beslissing of de maximumnorm nodig is.

Alle vestigingen

De regels gaan gelden voor iedere vestiging van een organisatie. Voor de bepaling of de werkgever onder de regels valt, moeten dus alle werknemers van alle vestigingen van de organisatie bij elkaar worden opgeteld. De werkgever is ook verantwoordelijk voor het naleven van de regels door al zijn organisatie-onderdelen.

De rapportage hoeft niet tot op de gram nauwkeurig te zijn, maar moet globaal de omvang van de uitstoot aangeven”

Uitzonderingen

Reizen van werknemers buiten Nederland zijn uitgezonderd. Hetzelfde geldt voor de reizen met het vliegtuig of een schip. Voor deze reizen gelden andere afspraken. Verder tellen de kilometers niet mee die zijn gereisd met voertuigen die zijn bedoeld voor het vervoer van goederen of dieren of het gebruik door hulpverleningsdiensten of militairen. Een andere uitzondering zijn werknemers die onderweg zijn voor de uitoefening van een politie- of brandweertaak. Verder gelden de regels ook niet voor de reizen van bestuurders van voertuigen voor personenvervoer tegen betaling (buschauffeurs, taxichauffeurs, treinmachinisten etc.) en van controleurs van vervoersbewijzen (conducteurs). De mobiliteit van chauffeurs naar een voertuig voor goederenvervoer en betaald personenvervoer valt wel onder het ontwerpbesluit.

Rapportage

Zoals het er nu uitziet, moeten werkgevers met 100 of meer werknemers vanaf 1 januari 2024 jaarlijks de gegevens over de mobiliteit van hun werknemers registreren. Hierbij zijn ze verplicht om voor 1 juli van het volgende kalenderjaar de gegevens digitaal aan te leveren bij de RVO. Over 2024 moet dat dus gebeuren voor 1 juli 2025. Het betreft dan de jaartotalen van het totaal aantal gereisde kilometers per gebruikt vervoermiddel en per verbruikte brandstof. De rapportage hoeft niet tot op de gram nauwkeurig te zijn, maar moet globaal de omvang van de uitstoot aangeven. Het rapporteren moet vooral bevorderen dat bedrijven gaan nadenken over alternatieve (schonere) vormen van woon-werkverkeer en zakelijke kilometers en tot actie overgaan. Elk jaar krijgt het bedrijf een ‘terugkoppelrapport’ met inzicht in zijn uitstoot en manieren om reducerende maatregelen te treffen.

Collectieve uitstoot

In de rapportagefase gaat het om een collectieve emissienorm, dus zonder verplichte individuele maximumuitstoot. Met de jaarlijks verstrekte gegevens beoordeelt het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) of de reductie op basis van het Klimaatakkoord (een megaton in 2030), wordt gehaald. Hierbij mag in 2024 de totale CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit (zakelijke en woon-werkmobiliteit) van alle werkgevers met 100 of meer werknemers het emissieplafond (zie grafiek op deze pagina) niet overschrijden. Ook moet de emissie vanaf 2019 een dalende lijn vertonen.

Handhaving

Regionale omgevingsdiensten moeten namens gemeenten handhaven dat bedrijven de rapportageverplichting naleven. Ze controleren hiervoor of werkgevers de gegevens (tijdig en volledig) hebben ingediend. Zoals eerder bij uitzonderingen aangegeven zijn werkgevers niet altijd verplicht om volledig te rapporteren over al hun professionele verkeer. Transportbedrijven of koeriersdiensten zijn bijvoorbeeld niet verplicht om de CO2-uitstoot van hun auto’s in kaart te brengen, maar een grote thuiszorgorganisatie bijvoorbeeld wel.

CO2-berekening

Als werkgever rapporteer je over (de jaartotalen van) het aantal kilometers, het gebruikte vervoermiddel en het soort brandstof. Je levert dus geen cijfers aan over de daadwerkelijke CO2-emissies. De RVO berekent deze op basis van je aangeleverde gegevens. Voor de registratie van de jaarlijkse gegevens komt de RVO met een digitaal platform. Hierbij kun je met een digitaal formulier de gegevens verstrekken. De CO2-berekening vindt vervolgens met dit digitale formulier plaats.

Aantal werknemers

Voor het vaststellen van het aantal werknemers geldt dat het om medewerkers moet gaan die minste 20 uur per maand in dienst zijn. Gedetacheerden vallen buiten de regeling, tenzij sprake is van een arbeidsovereenkomst. Voor buitenlandse bedrijven geldt dat de Nederlandse vestiging 100 werknemers of meer moet hebben. De peildatum voor het werknemersaantal is 1 januari van het rapportagejaar.

Afgelegde kilometers

Het gaat om het totale aantal jaarkilometers per organisatie. Dat is de som van alle door de werknemers gereisde kilometers met door de werkgever beschikbaar gestelde lease- of bedrijfsauto’s of zakelijke mobiliteitskaarten en de door werknemers gedeclareerde kilometers die te voet of met eigen vervoer (auto, OV en fiets) zijn afgelegd tegen een kilometervergoeding.

Bijhouden administratie

De administratie van werkgevers bevat gegevens over de zakelijke reizen en het woon- werkverkeer van werknemers. Dat zijn echter meestal niet alle gegevens. Werknemers geven namelijk momenteel bij het declareren van zakelijke of woon-werkmobiliteit vaak niet aan hoe ze hebben gereisd en welke brandstof ze hebben gebruikt. Volgens staatssecretaris Heijnen van IenW is dit bij zakelijke mobiliteit op te lossen door deze extra informatie toe te voegen aan bestaande administraties (zoals lease, zakelijke declaraties en andere constructies). Er volgt nog een handreiking met details over mogelijke oplossingen. Het is voor woon-werkmobiliteit niet mogelijk om aan te sluiten op al bestaande administraties. Hiervoor werkt de overheid alternatieven uit. Een mogelijkheid is het opvragen van gegevens met een enquête. Aandachtspunt is dat je geen persoonsgegevens van werknemers mag verstrekken. Bij het verzamelen van gegevens moet je je namelijk houden aan de privacywetgeving.

Instelling emissiegrenswaarde

Het ministerie van IenW evalueert in 2026 de door werkgevers in 2024 en 2025 behaalde CO2-reductie. Blijft deze onder het emissieplafond dan krijgen de rapportages een vervolg. Is dat niet het geval dan kan IenW vanaf 2027 de hiervoor genoemde emissiegrenswaarde instellen om klimaatvriendelijker reizen af te dwingen. Omgevingsdiensten controleren dan of de werkgever de grenswaarde haalt. Blijkt uit de controles dat dit niet het geval is, dan vragen de omgevingsdiensten de organisaties schriftelijk om maatregelen te treffen. Indien nodig kan ook sprake zijn van een bestuurlijke sanctie om af te dwingen dat een werkgever aan de maximumnorm voldoet.

Als werkgever kan je als je werknemers leaseauto’s aanbiedt, overstappen op elektrische wagens om de CO2-uitstoot te beperken”

Uitstel ontwerpbesluit

De verwachte ingangsdatum van het ‘Ontwerpbesluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ is 1 januari 2024. Eerder was deze al van 1 januari 2023 naar 1 juli 2023 verschoven. Een eerste reden is dat het ontwerpbesluit niet eerder mag ingaan dan de nieuwe Omgevingswet, waarmee het verbonden is. Deze treedt naar verwachting op 1 januari 2024 in werking. Daarnaast gaven betrokken partijen aan meer tijd nodig te hebben voor de voorbereiding van systemen voor het maken van de kilometerrapportages. De ingangsdatum is nog niet helemaal definitief. De Tweede en Eerste Kamer moeten namelijk nog met de nieuwe regeling akkoord gaan.

Zorg voor een milieuvriendelijk alternatief

Als werkgever kan je als je werknemers leaseauto’s aanbiedt, overstappen op elektrische wagens om de CO2-uitstoot te beperken. Werknemers die een privéauto rijden met veel uitstoot, zul je moeten overtuigen van het belang van een overstap naar een milieuvriendelijkere wagen of een andere vorm van vervoer. Bied ze daarvoor een goed alternatief aan. Dat kan bijvoorbeeld (ook) een elektrische leasefiets zijn. Die is voordelig omdat er een vaste bijtelling voor geldt. Er komt jaarlijks 7 procent van de waarde van de adviesprijs van de ter beschikking gestelde fiets bij het belastbaar loon van de werknemer. Deze kan dan de fiets zowel privé als voor het werk zoveel gebruiken als hij maar wilt. Bevorder ook het gebruik van het openbaar vervoer voor bijvoorbeeld zakenreizen. Begin tot slot tijdig met de voorbereiding, zodat je vanaf 1 januari 2024 gemakkelijk gegevens kunt registreren en later rapporteren.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking metCentraal Beheer.

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Dit jaar krijgen ouders hogere vergoedingen voor hun kosten bij de zorg voor hun kinderen. Het gaat hier om de kinderopvangtoeslag, kinderbijslag en het kindgebonden budget. Wat houden de verhogingen in? En wat moet HR weten? Een overzicht.

De wetswijzigingen voor HR per 1 juli 2024

De wetswijzigingen voor HR per 1 juli 2024

Op 1 juli treedt er een aantal wetswijzigingen in werking, zoals de CO2-registratieplicht. PW. heeft de belangrijkste wijzigingen voor HR op een rij gezet.

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Het nieuwe kabinet wil duidelijke criteria voor een arbeidsrelatie opstellen. Ook is het plan de handhaving van schijnzelfstandigheid weer op te pakken. En de verplichte AOV komt eraan. De stand van zaken op het gebied van de bevroren zzp-wetgeving.

8 vragen en antwoorden over de verplichte CO2-rapportage woon-werkverkeer

8 vragen en antwoorden over de verplichte CO2-rapportage...

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers de CO2-uitstoot van hun werknemers rapporteren. Wat moet je daarvoor doen?

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Bestendige en veerkrachtige loopbanen: daar draait het tegenwoordig steeds meer om. Maar hoe zorg je dat medewerkers hun loopbaandoelen realiseren? Een taak waar het nieuwe bedrijf Endit zich op richt.

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Vanuit de vrije ruimte van de WKR kun je zaken onbelast aan werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Door deze goed te benutten voorkom je een hoge eindheffing. En zo kun je goedkoper extra's aanbieden. Hoe werkt dit?

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Als werkgever moet je uiterlijk op 1 januari 2028 je pensioenregeling hebben aangepast aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Waar je nu al mee te maken krijgt, is de lagere toetredingsleeftijd voor pensioenopbouw. Wat betekent dit voor HR en wat...

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Per 1 juli 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de CO2-uitstoot van alle werkgerelateerde kilometers van hun werknemers aan de overheid rapporteren. Hoe pak je dit aan?