In principe gaat het bij je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers om belastbaar loon. Met de ‘vrije ruimte’ van de werkkostenregeling (WKR) mag je echter onbelast vergoeden en verstrekken. De vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom voor je werknemers, waarover je geen loonbelasting hoeft te betalen. Je betaalt wel loonbelasting met een eindheffing van 80 procent voor het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Daarover hoef je dan geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.
Geen fiscale voorwaarden
Voor het gebruik van de vrije ruimte moet je vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Anders telt de Belastingdienst ze bij het loon van de werknemer op. Omdat het bij de vrije ruimte om een percentage van de totale loonsom gaat, is het niet belangrijk welke werknemer precies welke vergoeding krijgt. Je kunt de ruimte naar eigen inzicht invullen, omdat er geen fiscale voorwaarden gelden voor je bestedingen in de vrije ruimte.
Gebruikelijk
Wel geldt de zogeheten ‘gebruikelijkheidstoets’. Je mag als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen in de vrije ruimte onder de voorwaarde dat ze niet meer dan 30 procent verschillen van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Het gedeelte boven die 30 procent is loon van de werknemer. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar altijd als gebruikelijk. De regel van maximaal 30 procent afwijken geldt tot deze grens niet. De Belastingdienst moet het zelf onderbouwen als de dienst vindt dat er sprake is van ongebruikelijke vergoedingen.
Gerichte vrijstellingen
De zogeheten gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Zaken die daaronder vallen, mag je zondermeer onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Algemeen gesteld gaat het om voorzieningen die medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Het betreft bijvoorbeeld vergoedingen voor vervoer (onder andere de reiskostenvergoeding per kilometer), de thuiswerkkostenvergoeding, tijdelijk verblijf vanwege werk, verhuizingen voor de dienstbetrekking, noodzakelijke apparatuur voor het werk (zoals computers en smartphones), arbovoorzieningen, het bijwonen van congressen of het volgen van cursussen.
Maxima reiskostenvergoeding en thuiswerkkostenvergoeding
Voor de reiskostenvergoeding per kilometer geldt een gerichte vrijstelling tot maximaal 0,21 euro per kilometer in 2023. In 2024 stijgt deze grens naar 0,22 euro per kilometer. De thuiswerkkostenvergoeding valt in 2023 tot maximaal 2,15 euro per thuisgewerkte dag onder de gerichte vrijstelling.
Nihilwaarderingen
Een andere uitzondering zijn zogeheten nihilwaarderingen. Deze betreffen onder andere bepaalde voorzieningen die je werknemers op de werkplek gebruiken. Dat kan een bureau of een
kopieermachine zijn, maar bijvoorbeeld ook een fitnessruimte. Daarnaast vallen hier consumpties op de werkplek onder die geen maaltijd zijn en aan de werknemer ter beschikking gestelde werkkleding. Ook ter beschikking gestelde ov-abonnementen waarbij een werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt vallen onder de nihilwaarderingen. Bij nihilwaarderingen gaat het alleen om loon in natura en dus niet om geld.
Hoogte vrije ruimte
Sinds 1 januari 2020 was de vrije ruimte van de WKR 1,7 procent voor de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Daarboven gold een percentage van 1,2 procent. Tijdens de coronacrisis verhoogde het kabinet het percentage tot 400.000 euro naar 3,0 procent voor de jaren 2020 en 2021. Het percentage vrije ruimte boven 400.000 euro werd vanaf 1 januari 2021 iets verlaagd naar 1,18 procent. In 2022 werd de vrije ruimte weer op 1,7 procent gezet tot een loonsom van 400.000 euro en deze bleef 1,18 procent boven de 400.000 euro.
Verhogingen in 2023 en 2024
Voor 2023 heeft het kabinet de vrije ruimte van de werkkostenregeling weer tijdelijk verhoogd naar 3 procent over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom. De redenen hiervoor waren de sterk stijgende (energie)kosten en hoge inflatie. De verhoging geldt alleen voor het jaar 2023. Vanaf 2024 gaat het percentage naar 1,92 procent, wat ook nog een verhoging betekent ten opzichte van de eerdere 1,7 procent. Voor het deel van de loonsom boven de 400.000 euro blijft in 2023 en daarna een vrije ruimte gelden van 1,18 procent van de totale loonsom. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt je als werkgever nog steeds 80 procent eindheffing.
Evaluatie WKR
In 2023 of 2024 evalueert het kabinet op verzoek van de Sociaal economische Raad (SER) de WKR. Daarbij analyseert het ook de effecten van de verhoging.
Voorkom overschrijdingen
Maak goed gebruik van de extra vrije ruimte van de WKR in 2023 en 2024. Let er bij je vergoedingen en verstrekkingen wel op dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Je krijgt dan namelijk te maken met de eindloonheffing van 80 procent. Pas de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zo efficiënt mogelijk toe. Je houdt dan meer vrije ruimte over voor je vergoedingen en verstrekkingen die daar niet onder vallen.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking metCentraal Beheer.
