1. Het laatste HR-nieuws

  2. Actueel & juridisch gecheckt

  3. Direct antwoord op je vraag

Urenregistratiesysteem? Dit is het hoofdingrediënt voor succes

"We moeten iets doen aan onze urenregistratie.." Die zin zal menig HR-professional al eens hebben uitgesproken.. Zo'n constatering kan het startpunt zijn van een serieuze operatie. Het kiezen en implementeren van een urenregistratiesysteem gaat niet over één nacht ijs. Alles begint met intern draagvlak.

Urenregistratiesysteem? Dit is het hoofdingrediënt voor succes

Begin daarom met het allerbelangrijkste: het fundament. Of anders gezegd: bouw eerst intern draagvlak. Dit artikel helpt je daarmee en geeft je aan het einde toegang tot de vervolgstappen die leiden tot een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem. Een systeem dat jouw HR-afdeling: meer data driven maakt en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.

Wat zou dat toch lekker zijn. Een einde aan die frustrerende, administratieve rompslomp voor jou en jouw collega’s. Niet meer die terugkerende vragen over gewerkte uren en verlofsaldo’s. Gewoon doordat technologie de urenregistratie binnen je bedrijf eindelijk eens vlekkeloos en foutloos laat verlopen. Vaste medewerkers, flexkrachten, uitzendbureaus, de collega’s van administratie, de afdeling finance… ze zullen je allemaal dankbaar zijn.

Voor het zover is kijken we dus eerst even naar het fundament: intern draagvlak.

Wie zijn mijn interne stakeholders?

Met die logische vraag begin je. Een urenregistratiesysteem heeft effect op veel disciplines en afdelingen. Reken al gauw op: productie, logistiek, operations, technische dienst, finance, salarisadministratie, P&O, directie, IT en inkoop. En maak je gebruik van flexibel personeel, dan kun je de uitzendorganisaties rondom jouw bedrijf daar gerust aan toevoegen. Iedereen heeft baat bij een zuivere registratie van gewerkte uren.

Vaste medewerkers, flexkrachten, uitzendbureaus, de collega’s van administratie, de afdeling finance… ze zullen je allemaal dankbaar zijn

Strategisch en operationeel onderscheid

Het kan geen kwaad om hier een onderscheid te maken tussen strategische en operationele disciplines. Op strategisch niveau vraag je:

  • Waarom willen we überhaupt gewerkte uren registreren?
  • Wat willen we daarmee bereiken?
  • Hoe helpt dat de organisatie verder?

Op operationeel niveau tref je de mensen die zeer direct te maken hebben met urenregistraties. Denk aan de medewerkers die moeten klokken of gewerkte uren op een soortgelijke manier moeten bijhouden. Of natuurlijk de medewerkers die de uitbetalingen van salarissen voldoen. Betrek collega’s van de diverse afdelingen door ze in het voorstadium te vragen:

  • Wat kost je nu veel tijd rondom urenregistraties?
  • Wat irriteert of frustreert jou in dit proces?

Dan krijgen mensen ook het gevoel dat er verbeteringen in het verschiet liggen. Je laat zien dat het toekomstige urenregistratiesysteem ook bedoeld is om hún frustraties weg te nemen.

Belangen eigen HR-afdeling

Natuurlijk is ook jouw eigen HR-afdeling een interne stakeholder. Dus vraag in dit stadium ook jezelf en je directe collega’s:

  • Waarom volstaan het huidige systeem en bijbehorend proces niet meer?
  • Wat gaat er nu vaak mis rondom urenregistraties?
  • Wie zijn er gebaat bij zuivere urenregistraties?

Bij het verzamelen van de antwoorden op alle bovenstaande vragen zul je ongetwijfeld tot de conclusie komen dat nut en noodzaak van het systeem, niet voor elke afdeling hetzelfde zijn. Tóch kun je een gemeenschappelijke deler uit de antwoorden halen.

In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?

Die kop is tevens de titel van een praktisch handboek. Als je bovenstaande informatie over het creëren van intern draagvlak handig vond, dan is dit handboek zéker een nuttige (gratis) gids voor jou. Met 18 pagina’s is het zeer compleet, maar toch lekker beknopt. Klik hier voor het handboek.

Schrijf de eindbestemming op

Die gemeenschappelijke deler is een algeheel nut waarin alle interne stakeholders zich kunnen vinden. Schrijf dat gezamenlijke doel op en laat het de ultieme eindbestemming worden van dit traject. De volgende voorbeeld-doelstelling is slechts een schot voor de boeg en iets te algemeen, maar zo’n gemeenschappelijk doel kan bijvoorbeeld zijn: "Een nieuw urenregistratiesysteem moet onze gebruikers meer gemak bieden en de organisatie meetbare economische voordelen. "

Gaandeweg het traject kom je allerlei factoren, afwegingen en technische details tegen. Leveranciers zullen verschillende ideeën en mogelijke oplossingen pitchen. Dus voordat je het weet dwaal je af. Dan is het handig om altijd te kunnen terugvallen op die opgeschreven, gemeenschappelijke doelstelling.

Intern draagvlak is dus een absolute voorwaarde. Het hoofdingrediënt voor succes.

Dit artikel is gesponsord door Nedap.

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie 

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie

Het HR-netwerk Open van Centraal Beheer bestaat inmiddels tien jaar en heeft de afgelopen jaren al geleid tot diverse innovatieve oplossingen voor actuele uitdagingen. Open wil HR in staat stellen wetenschappelijke en praktijkkennis te vergaren en te delen. Managing consultants Noor Kok en Tom van Disseldorp leggen uit hoe en doen een oproep: "We maken graag kennis met inspirerende HR-verantwoordelijken."  

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben een duurzaamheidsstrategie. Daarbinnen staat huisvesting hoog op de prioriteitenlijst. Het is echter de vraag of die ESG-ambities haalbaar zijn in de krappe kantorenmarkt. Terwijl ze wel mede bepalend zijn voor de aantrekkingskracht op jong talent. "Een integrale ESG-blik, inclusief die van HR, is cruciaal."

YER breidt met overname Avantgarde Experts weer uit in Duitsland

YER breidt met overname Avantgarde Experts weer uit in Duitsland

YER Global heeft Avantgarde Experts overgenomen, een Duitse wervingsspecialist in de mobiliteits- en technologiesector. Met deze tweede Duitse overname dit jaar groeit YER in Duitsland tot bijna 1.500 gedetacheerde professionals.

Zo zorg je voor een efficiënte digitale werkplek 

Zo zorg je voor een efficiënte digitale werkplek

Thuiswerken is voor veel werknemers ideaal. Een aantal dagen (of zelfs fulltime) vanuit huis werken geeft een hoop vrijheid en flexibiliteit. Wel kan het uitdagingen met zich meebrengen. Soms kan het bijvoorbeeld lastig zijn om efficiënt te werken in een omgeving waar veel afleidingen op de loer liggen. Het is daarom handig om vanuit het bedrijf een online werkomgeving te creëren. Hoe doe je dat?  

Gedragscode grensoverschrijdend gedrag: hier moet je als HR aan denken

Gedragscode grensoverschrijdend gedrag: hier moet je als HR aan denken

Het is belangrijk dat je als werkgever grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer tegengaat. Veel werkgevers hebben echter nog geen gedragscode ingevoerd. Er komt daarom mogelijk een verplichte gedragscode grensoverschrijdend gedrag. Waar moet je aan denken?

Hier moet HR op letten bij het kiezen van een verzuimverzekering

Hier moet HR op letten bij het kiezen van een verzuimverzekering

Een nieuwe verzuimverzekering kiezen is voor HR vaak geen eenvoudige klus. Het aanbod is immers groot. Zie jij door de bomen het bos niet meer? De aandachtspunten op een rij.

Meer medewerkers naar kantoor: verleiden, verplichten of allebei? 

Meer medewerkers naar kantoor: verleiden, verplichten of allebei?

Het beleid rond hybride werken behoeft aanpassing. De verdeling van werktijd op kantoor en thuis vraagt om een betere balans tussen het individuele belang van de medewerker en het collectieve belang van het team en de organisatie. Er is behoefte aan meer samenwerking en verbinding (belonging). 

Vitaliteitsmanager van het Jaar Sam Henke (Stedin) in het midden, (v.l.n.r.) omringd door Diederik Gallas (Gezond in Bedrijf), Judith Pouw (St. Antoniusziekenhuis), Bonny de Vries (Transavia) en Rob Koelewijn (Zilveren Kruis).

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Maurits Tofohr: "Genoeg redenen voor HR om de keuze voor een cateringpartner serieus aan te pakken."  (Foto: Diederik van der Laan / Dutch Photo Agency)

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."

Mantelzorgers: een groeiende uitdaging voor HR

Mantelzorgers: een groeiende uitdaging voor HR

Werkgevers hebben vaak geen weet van de impact die mantelzorg heeft op medewerkers en de organisatie. Fello biedt hierin ondersteuning en ontzorgt de mantelzorger én de werkgever. "Met de mantelzorgscan brengen we in kaart hoe groot de mantelzorgdruk in de organisatie is en welke impact die heeft."

Meer flexibiliteit voor werkgever bij re-integratie?

Meer flexibiliteit voor werkgever bij re-integratie?

Het concept-wetsvoorstel 'Wijziging re-integratieverplichtingen in het tweede ziektejaar van werknemers bij kleine en middelgrote werkgevers' moet kleine en middelgrote werkgevers meer 'wendbaar maken bij hun re-integratie-inspanningen'. Wat houdt dit in en wat wordt het vervolg?

Personeelstekort? Drie praktische oplossingen

Personeelstekort? Drie praktische oplossingen

Een personeelstekort heeft een negatieve invloed op de prestaties van een organisatie en verhoogt de druk op de bestaande medewerkers. Er zijn gelukkig veel, ook niet zo bekende, manieren waarop je als werkgever personeelstekorten te lijf kunt gaan.

Mijn artikeloverzicht kan alleen gebruikt worden als je bent ingelogd.