PW.
PW.
Een interne academie opzetten: hoe doe je dat?

Een interne academie opzetten: hoe doe je dat?

Bied je medewerkers goede ontwikkelmogelijkheden, dan draagt dat bij aan organisatiesucces, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid. Door leren en ontwikkelen hoog in het vaandel te zetten, ben je bovendien een aantrekkelijke werkgever voor nieuwe medewerkers. Hoe pak je het opzetten van een interne academie gestructureerd aan? Een stappenplan voor de oprichting van een academie.

Een interne academie opzetten: hoe doe je dat?

In Nederland biedt zo’n 90% van alle bedrijven hun medewerkers cursussen of andere bedrijfsopleidingen aan. Volgens CBS-cijfers nadert dit percentage bij grote bedrijven de 100, terwijl dit in het midden- en kleinbedrijf voor ongeveer 80% van de bedrijven geldt.

Niet zelden komen de ontwikkelmogelijkheden in de praktijk onvoldoende uit de verf. Bijvoorbeeld omdat medewerkers er weinig bekend mee zijn, of omdat het aanbod onvoldoende aansluit op de behoefte.

Quickscan

Babette Bajema, zelfstandig adviseur in learning & development, ontwikkelde daarom samen met opleidingsinstituut ICM een Quickscan. Daarmee kun je in negen stappen je academie beter laten aansluiten op de organisatiedoelen.

Je wilt een plek in de organisatie die medewerkers echt helpt om zich te ontwikkelen

Vanuit ICM begeleidt Babette regelmatig organisaties bij het uitvoeren van deze Quickscan. “Je wilt een plek in de organisatie die medewerkers echt helpt om zich te ontwikkelen. Het stappenplan laat je gestructureerd nadenken over hoe je dit vormgeeft: waar je nu staat en waar je op termijn terecht wilt komen.”

Negen stappen

“Het geheel aan interne en externe trainingen noem ik een academie”, zegt Bajema. “Er zijn ook andere termen voor, zoals leerhuis, opleidingscentrum, bedrijfsschool of leerplein. Niet elke naam past bij elke organisatie. Een bouwbedrijf is bijvoorbeeld praktisch gericht: daar sluit de term academie minder goed bij aan. Soms is het doel meer innoveren dan leren. Dat kun je in de naam laten terugkomen.”

Het stappenplan voor de oprichting van een academie bestaat uit negen actiepunten:

  1. Analyseer je organisatie
  2. Formuleer een strategie en visie
  3. Bepaal de structuur
  4. Organiseer het bestuur
  5. Breng de benodigde staff & skills in kaart
  6. Maak een financieringsplan
  7. Bepaal leerlijnen & development
  8. Maak een communicatieplan
  9. Meet je succes

Focus aanbrengen

De eerste stap betreft een grondige analyse van de eigen organisatie. Wat is de missie van het bedrijf? Wat zijn de kernwaarden? Welke doelstellingen zijn terug te vinden in bijvoorbeeld het jaarverslag? De antwoorden maken duidelijk waar de focus op moet liggen.

Interviews met medewerkers kunnen duidelijk maken wat nu goed werkt en wat de wensen en behoeftes zijn. “Niet alles hoeft nieuw te worden opgebouwd”, nuanceert Bajema. “Gebruik de informatie die er al is. Soms is de inhoud al voorhanden maar is de vorm niet goed. Dat vraagt dan vooral om een aanpassing van de didactiek.”

Structuur en borging

De stappen 3 en 4 gaan over het bepalen van de plaats van de academie in de organisatie. Is dat naast HR, naast de CEO, centraal en decentraal of zelfs buiten de organisatie? “Het gaat hier om het eigenaarschap”, licht Bajema toe. “Als er centrale regie is, dan betekent dat automatisch minder tools voor een leidinggevende om gericht te sturen. Het moet duidelijk zijn wie de verantwoordelijkheid heeft en wie die vervolgens ook neemt. De plek in de organisatie is bepalend voor het aanbod en de zichtbaarheid van de academie.”

Aansluitend wijst ze op het belang van interne borging van de academie. “Als opleidingsdeskundige kan ik organisaties adviseren en begeleiden, maar ik wil altijd naast iemand staan. Ik ga mee op reis, maar de organisatie moet het uiteindelijk zelf kunnen doen.”

Boekenwinkel

Als de mensen en middelen helder zijn, beschrijft stap 7 wat de academie moet aanbieden om de gestelde doelen te behalen. “Het stappenplan is niet per se chronologisch, hoor”, zegt Bajema. “In een eerdere fase kun je ook al bepalen welke thema’s er zijn, of je aanbod strategisch (voor iedereen), tactisch (teams en afdelingen) of operationeel (individueel) is en welk aanbod je minimaal wilt hebben.”

Focus op wat er echt toe doet; soms kunnen twee of drie trainingen in de etalage al voldoende zijn.

Communicatie over de opleidingen houdt hiermee verband. Bajema: “Je kunt je catalogus nog zo mooi gevuld hebben, als je het niet op de juiste manier overbrengt, wordt het niet gebruikt. Ik maak wel eens de vergelijking met een boekwinkel. Daar is altijd een plek waar je een top-10 kunt vinden. Dat moet met opleidingen ook. Focus op wat er echt toe doet; soms kunnen twee of drie trainingen in de etalage al voldoende zijn.”

Het meten van successen (bijvoorbeeld in termen van medewerkers- of klanttevredenheid) is onderdeel van de communicatie. “Dit heeft weer met je beginvraag te maken: wanneer ben je tevreden? Wat zijn de einddoelen van de academie? Waar werk je dus naartoe?”

Op een eiland

Bajema sluit af met een tip. “Loop eens samen op met een opleidingsdeskundige van een andere organisatie. We zitten met z’n allen vaak te veel op een eiland. Stel je open. Je zult zien, het is zowel leuk als heel leerzaam om van elkaar te leren.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking metICM.

Eerder verschenen