Rapportageplicht is brandstof voor nieuw mobiliteitsbeleid

HR is een administratieve last rijker. Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers gegevens verzamelen over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun medewerkers. De rapportageverplichting kan de opmaat zijn naar een ander, groener mobiliteitsbeleid binnen je organisatie.

Rapportageplicht is brandstof voor nieuw mobiliteitsbeleid

Dat laatste is de hoop van de wetgever. Immers, bijna de helft van de uitstoot van CO2 door personenmobiliteit is toe te schrijven aan woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit. Meer inzicht in die vervoersbewegingen moet tot meer bewustzijn leiden en vervolgens tot gedragsverandering, zo is de redenatie.

100 of meer werknemers

De ‘rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’ vloeit voort uit de nieuwe Omgevingswet. Die wet wordt op 1 januari aanstaande van kracht. Het is wellicht een geruststelling dat de mobiliteitsrapportage vooralsnog alleen geldt voor organisaties met 100 of meer werknemers. Maar het is niet uitgesloten dat kleinere werkgevers in een later stadium met een vergelijkbare wettelijke verplichting te maken krijgen.

Wees voorbereid!

Dik van Leeuwerden, portfolio product owner Wet & Regelgeving bij ADP, specialist in HR- en payrollsoftware. roept werkgevers op serieus aan de slag te gaan met de voorbereidingen op de rapportage. “Wees voorbereid! De rapportage over 2024 staat weliswaar pas voor medio 2025 gepland, maar het verzamelen van de data begint op 1 januari 2024. Er resteert nog maar één kwartaal.”

Binnen organisaties moeten mensen met elkaar in gesprek gaan en uitvinden hoe ze hier het beste aan kunnen voldoen”

Hij proeft bij ondernemers de nodige weerstand tegen de verplichting. Bovendien ziet hij HR-mensen naar Finance kijken en andersom. “Maar dan gebeurt er per saldo nog weinig natuurlijk. Binnen organisaties moeten mensen met elkaar in gesprek gaan en uitvinden hoe ze hier het beste aan kunnen voldoen. Als er een afdeling Wagenparkbeheer is, kan de registratie ook daar worden ondergebracht. Je kunt bijvoorbeeld al beginnen bij de leasemaatschappij en informeren wat zij aan gegevens kunnen aanleveren.”

Opgaveformulier beschikbaar

De rapportageverplichting houdt in dat een werkgever elk jaar bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een opgave doet van de gereisde kilometers door alle werknemers samen. Het gaat om kilometers voor zakelijk verkeer en kilometers voor woon-werkverkeer; die moeten apart worden opgegeven. En dan is er nog een verdere uitsplitsing nodig naar het soort vervoermiddel en het gebruikte type brandstof. Voor auto’s betekent dit bijvoorbeeld een uitsplitsing naar kilometers op benzine, diesel, (plug-in) hybride, 100% elektrisch of andere brandstoffen.

Dik van Leeuwerden: "Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom. Dat voorkomt vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken."
Dik van Leeuwerden: "Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom. Dat voorkomt vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken."

Het eerste rapportagejaar is 2024. Uiterlijk 30 juni 2025 moet een digitaal formulier zijn ingediend bij RVO. Die berekent op basis van de gegevens de CO2-uitstoot van de organisatie en koppelt de resultaten in een rapport terug aan de werkgever. “Dit formulier is nu al beschikbaar op de website van RVO”, tipt Van Leeuwerden. “Je zou er al voor 2023 – op vrijwillige basis – gebruik van kunnen maken. Dat helpt om te kijken hoe alles verloopt én om nu al meer inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot van je organisatie.” Op de RVO-site staat een uitgebreide toelichting (‘Handreiking’) voor werkgevers.

Module in HR-software

Van Leeuwerden benadrukt dat het niet nodig is een compleet nieuwe administratie op te zetten. “De gevraagde gegevens sluiten aan bij de meeste bestaande administraties. Er zijn alleen meer details nodig. Die zitten niet standaard in HR- of salarisadministratiesoftware.”

ADP heeft in haar software de module Declaraties inmiddels op de nieuwe eisen aangepast. “Maar niet elke klant maakt gebruik van die module”, weet hij. “En declaraties zijn niet altijd onderdeel van de HR-software. Verder komt het vaak voor dat werknemers woon-werkverkeer niet declareren maar daar maandelijks een vaste vergoeding voor krijgen. Dan registreer je dus ook geen afgelegde kilometers.”

Grove benadering

Om dat probleem te ondervangen, mogen reiskilometers ook op alternatieve wijze worden vastgesteld. Zo mogen woon-werkkilometers via een enquête bij medewerkers worden opgevraagd. En voor privé kilometers in een auto van de zaak (al dan niet geleased) mag een speciale rekenmethode worden toegepast, de zogeheten ‘forfaitaire methode’. Dat is handig voor werknemers die in een auto van de zaak rijden. Bij hen is het vaak praktisch onmogelijk onderscheid te maken tussen reiskilometers zakelijk, woon-werk en privé.

Van Leeuwerden licht dit aan de hand van een voorbeeld toe. “Stel iemand reist met de auto van de zaak per jaar 30.000 kilometer. Dan mag je daarvan 8.900 kilometer beschouwen als privé. Vervolgens kun je via een enquête vaststellen dat het woon-werkverkeer 5.000 kilometer was. Dan blijven er 16.100 zakelijke kilometers over.”

Tip! Lees ook: ANWB: "Je mobiliteitsbeleid moet passen bij waar je voor staat als bedrijf"

Uitleg kweekt begrip

Als er intern een goed registratiesysteem is opgezet, is het aan HR om medewerkers daar goed over te informeren. “Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom dat gebeurt. Dat voorkomt een hoop vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken.”

Uiteindelijk is mobiliteit onderdeel een breder beleid rond duurzaam ondernemen”

Want voor organisaties die openstaan voor duurzamer ondernemen is de rapportageverplichting ook een kans, vindt Van Leeuwerden. “De opgedane inzichten kunnen aanleiding zijn voor groener mobiliteitsbeleid. Je kunt als werkgever het gebruik van de fiets of het openbaar vervoer gaan stimuleren, of meer thuiswerken toestaan. Vergaderingen kunnen vaker digitaal plaatsvinden, enzovoorts. Uiteindelijk is mobiliteit onderdeel een breder beleid rond duurzaam ondernemen.”

Dit artikel is gesponsord door ADP.

AI-dilemma: wel of niet mee (laten) experimenteren?

AI-dilemma: wel of niet mee (laten) experimenteren?

Binnen de Rabobank adviseren onze collega's om ChatGPT niet te gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden. Belemmeren we hiermee niet de ontwikkeling van onze medewerkers? Anne Doeser reflecteert op dit vraagstuk.

Podcast HR-Rechtspunt: mediation is toch niet zo vrijblijvend

Podcast HR-Rechtspunt: mediation is toch niet zo vrijblijvend

De werkgever die het advies van de bedrijfsarts om mediation in overweging te nemen naast zich neerlegt, wordt daarvoor door de rechter gestraft. Arbeidsrechtadvocaat Cindy Schroeten legt in de podcast uit hoe dat zit.

Steeds vaker delen organisaties hun personeelshandboek online,  ook voor employer branding en recruitment. Foto: Shutterstock

Personeelshandboek: van saai naar strategisch HR-instrument

Deze HR-professionals delen hun handboek bewust online, ook voor employer branding en recruitment. "Dit is geen operationeel maar een strategisch HR-instrument."

CSR: wacht niet op wettelijke verplichtingen voor duurzaamheid

CSR: wacht niet op wettelijke verplichtingen voor duurzaamheid

Ga aan de slag met de Corporate Social Responsibility (CSR). Het wordt namelijk steeds belangrijker, zowel voor opdrachtgevers en klanten als (potentiële) medewerkers, schrijft Hans van der Spek.

Eerste ronde SLIM-subsidie 2024 voor mkb beschikbaar in maart

Eerste ronde SLIM-subsidie 2024 voor mkb beschikbaar in maart

De eerste ronde aanvragen voor de SLIM-subsidie, voor mkb-ondernemers die werknemers willen bijscholen, is in maart geopend. Er is een fors hoger budget vrijgemaakt.

Bekijk hier PW. magazine #1 (februari 2024)

Bekijk hier PW. magazine #1 (februari 2024)

Lees in dit magazine over de CSRD-regels en de rapportage-eisen, de zorgplicht bij grensoverschrijdend gedrag en de regels omtrent een goed DE&I-beleid.

10 tips om werkplekleren te bevorderen

10 tips om werkplekleren te bevorderen

Hoe geef je werkplekleren het beste vorm in een organisatie? Onderzoeker Mirjam Baars deelt de 10 meest voorkomende manieren.

Zo pakt Royal FloraHolland de CSRD-rapportage aan

Zo pakt Royal FloraHolland de CSRD-rapportage aan

De sierteeltmarktplaats Royal FloraHolland heeft afgelopen jaar proefgedraaid met het rapporteren volgens de CSRD-richtlijnen. Waar liepen ze tegenaan? En wat kan HR van hen leren?