Rapportageplicht is brandstof voor nieuw mobiliteitsbeleid

HR is een administratieve last rijker. Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers gegevens verzamelen over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun medewerkers. De rapportageverplichting kan de opmaat zijn naar een ander, groener mobiliteitsbeleid binnen je organisatie.

Rapportageplicht is brandstof voor nieuw mobiliteitsbeleid

Dat laatste is de hoop van de wetgever. Immers, bijna de helft van de uitstoot van CO2 door personenmobiliteit is toe te schrijven aan woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit. Meer inzicht in die vervoersbewegingen moet tot meer bewustzijn leiden en vervolgens tot gedragsverandering, zo is de redenatie.

100 of meer werknemers

De ‘rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’ vloeit voort uit de nieuwe Omgevingswet. Die wet wordt op 1 januari aanstaande van kracht. Het is wellicht een geruststelling dat de mobiliteitsrapportage vooralsnog alleen geldt voor organisaties met 100 of meer werknemers. Maar het is niet uitgesloten dat kleinere werkgevers in een later stadium met een vergelijkbare wettelijke verplichting te maken krijgen.

Wees voorbereid!

Dik van Leeuwerden, portfolio product owner Wet & Regelgeving bij ADP, specialist in HR- en payrollsoftware. roept werkgevers op serieus aan de slag te gaan met de voorbereidingen op de rapportage. “Wees voorbereid! De rapportage over 2024 staat weliswaar pas voor medio 2025 gepland, maar het verzamelen van de data begint op 1 januari 2024. Er resteert nog maar één kwartaal.”

Binnen organisaties moeten mensen met elkaar in gesprek gaan en uitvinden hoe ze hier het beste aan kunnen voldoen”

Hij proeft bij ondernemers de nodige weerstand tegen de verplichting. Bovendien ziet hij HR-mensen naar Finance kijken en andersom. “Maar dan gebeurt er per saldo nog weinig natuurlijk. Binnen organisaties moeten mensen met elkaar in gesprek gaan en uitvinden hoe ze hier het beste aan kunnen voldoen. Als er een afdeling Wagenparkbeheer is, kan de registratie ook daar worden ondergebracht. Je kunt bijvoorbeeld al beginnen bij de leasemaatschappij en informeren wat zij aan gegevens kunnen aanleveren.”

Opgaveformulier beschikbaar

De rapportageverplichting houdt in dat een werkgever elk jaar bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een opgave doet van de gereisde kilometers door alle werknemers samen. Het gaat om kilometers voor zakelijk verkeer en kilometers voor woon-werkverkeer; die moeten apart worden opgegeven. En dan is er nog een verdere uitsplitsing nodig naar het soort vervoermiddel en het gebruikte type brandstof. Voor auto’s betekent dit bijvoorbeeld een uitsplitsing naar kilometers op benzine, diesel, (plug-in) hybride, 100% elektrisch of andere brandstoffen.

Dik van Leeuwerden: "Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom. Dat voorkomt vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken."
Dik van Leeuwerden: "Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom. Dat voorkomt vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken."

Het eerste rapportagejaar is 2024. Uiterlijk 30 juni 2025 moet een digitaal formulier zijn ingediend bij RVO. Die berekent op basis van de gegevens de CO2-uitstoot van de organisatie en koppelt de resultaten in een rapport terug aan de werkgever. “Dit formulier is nu al beschikbaar op de website van RVO”, tipt Van Leeuwerden. “Je zou er al voor 2023 – op vrijwillige basis – gebruik van kunnen maken. Dat helpt om te kijken hoe alles verloopt én om nu al meer inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot van je organisatie.” Op de RVO-site staat een uitgebreide toelichting (‘Handreiking’) voor werkgevers.

Module in HR-software

Van Leeuwerden benadrukt dat het niet nodig is een compleet nieuwe administratie op te zetten. “De gevraagde gegevens sluiten aan bij de meeste bestaande administraties. Er zijn alleen meer details nodig. Die zitten niet standaard in HR- of salarisadministratiesoftware.”

ADP heeft in haar software de module Declaraties inmiddels op de nieuwe eisen aangepast. “Maar niet elke klant maakt gebruik van die module”, weet hij. “En declaraties zijn niet altijd onderdeel van de HR-software. Verder komt het vaak voor dat werknemers woon-werkverkeer niet declareren maar daar maandelijks een vaste vergoeding voor krijgen. Dan registreer je dus ook geen afgelegde kilometers.”

Grove benadering

Om dat probleem te ondervangen, mogen reiskilometers ook op alternatieve wijze worden vastgesteld. Zo mogen woon-werkkilometers via een enquête bij medewerkers worden opgevraagd. En voor privé kilometers in een auto van de zaak (al dan niet geleased) mag een speciale rekenmethode worden toegepast, de zogeheten ‘forfaitaire methode’. Dat is handig voor werknemers die in een auto van de zaak rijden. Bij hen is het vaak praktisch onmogelijk onderscheid te maken tussen reiskilometers zakelijk, woon-werk en privé.

Van Leeuwerden licht dit aan de hand van een voorbeeld toe. “Stel iemand reist met de auto van de zaak per jaar 30.000 kilometer. Dan mag je daarvan 8.900 kilometer beschouwen als privé. Vervolgens kun je via een enquête vaststellen dat het woon-werkverkeer 5.000 kilometer was. Dan blijven er 16.100 zakelijke kilometers over.”

Tip! Lees ook: ANWB: "Je mobiliteitsbeleid moet passen bij waar je voor staat als bedrijf"

Uitleg kweekt begrip

Als er intern een goed registratiesysteem is opgezet, is het aan HR om medewerkers daar goed over te informeren. “Communiceer helder wat er op 1 januari verandert en waarom dat gebeurt. Dat voorkomt een hoop vragen en kan tegelijkertijd begrip kweken.”

Uiteindelijk is mobiliteit onderdeel een breder beleid rond duurzaam ondernemen”

Want voor organisaties die openstaan voor duurzamer ondernemen is de rapportageverplichting ook een kans, vindt Van Leeuwerden. “De opgedane inzichten kunnen aanleiding zijn voor groener mobiliteitsbeleid. Je kunt als werkgever het gebruik van de fiets of het openbaar vervoer gaan stimuleren, of meer thuiswerken toestaan. Vergaderingen kunnen vaker digitaal plaatsvinden, enzovoorts. Uiteindelijk is mobiliteit onderdeel een breder beleid rond duurzaam ondernemen.”

Dit artikel is gesponsord door ADP.

Er komt een wettelijke beoordeling voor het inschalen van opleidingen

Er komt een wettelijke beoordeling voor het inschalen van opleidingen

De inschaling van opleidingen wordt per 1 januari 2025 een wettelijke taak. De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel daartoe aangenomen. Hierdoor krijgen werknemers en werkgevers beter inzicht in het niveau van opleidingen.

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Dit jaar krijgen ouders hogere vergoedingen voor hun kosten bij de zorg voor hun kinderen. Het gaat hier om de kinderopvangtoeslag, kinderbijslag en het kindgebonden budget. Wat houden de verhogingen in? En wat moet HR weten? Een overzicht.

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Het nieuwe kabinet wil duidelijke criteria voor een arbeidsrelatie opstellen. Ook is het plan de handhaving van schijnzelfstandigheid weer op te pakken. En de verplichte AOV komt eraan. De stand van zaken op het gebied van de bevroren zzp-wetgeving.

8 vragen en antwoorden over de verplichte CO2-rapportage woon-werkverkeer

8 vragen en antwoorden over de verplichte CO2-rapportage...

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers de CO2-uitstoot van hun werknemers rapporteren. Wat moet je daarvoor doen?

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Bestendige en veerkrachtige loopbanen: daar draait het tegenwoordig steeds meer om. Maar hoe zorg je dat medewerkers hun loopbaandoelen realiseren? Een taak waar het nieuwe bedrijf Endit zich op richt.

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Vanuit de vrije ruimte van de WKR kun je zaken onbelast aan werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Door deze goed te benutten voorkom je een hoge eindheffing. En zo kun je goedkoper extra's aanbieden. Hoe werkt dit?

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Als werkgever moet je uiterlijk op 1 januari 2028 je pensioenregeling hebben aangepast aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Waar je nu al mee te maken krijgt, is de lagere toetredingsleeftijd voor pensioenopbouw. Wat betekent dit voor HR en wat...

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Per 1 juli 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de CO2-uitstoot van alle werkgerelateerde kilometers van hun werknemers aan de overheid rapporteren. Hoe pak je dit aan?